Czy zakup baz mailingowych jest legalny? - Instream Group
Skocz do treści

Czy zakup baz mailingowych jest legalny?

Posiadanie odbiorców dla swoich treści to kluczowe wyzwanie zespołów marketingowych, ale także całych przedsiębiorstw. Popularnym rozwiązaniem do pozyskania grupy odbiorczej, zarówno do komunikacji marketingowej, jak i do działań sprzedażowych, jest zakup gotowych baz mailingowych. Czy po ostatnich zmianach ustawowych jest to działanie zgodne z prawem? W jaki sposób sprawdzić, że dane w takiej bazie zostały pozyskane rzetelnie i są one wartościowe?

Spis treści:

  1. Co to są bazy mailingowe?
  2. Dlaczego jest wysokie zapotrzebowanie na bazy?
  3. Co o zakupie baz mailingowych mówi prawo?
  4. Jaka jest skuteczność kampanii do gotowych baz mailingowych?
  5. Alternatywy dla zakupu baz mailingowych
  6. Podsumowanie

 

1. Co to są bazy mailingowe?


Bazy mailingowe to jedno z najbardziej popularnych źródeł danych marketingowych. Stosowane są od wielu lat i dostarczają zespołom marketingowym możliwość skontaktowania się z bardzo dużą liczbą potencjalnych klientów. Rola baz mailingowych zmieniła się jednak na przestrzeni wielu lat. 

Główny wpływ na tę sytuację ma przede wszystkim obecna regulacja prawna, oraz sytuacja związana z ustawą telekomunikacyjną, regulującą te kwestie osobno w każdym kraju Unii Europejskiej. Bazy mailingowe stosowane są w zakresie nie tylko pozyskiwania klientów, ale również w celach czysto marketingowych, informacyjnych czy edukacyjnych.

Dostęp do baz mailingowych na rynku jest stosunkowo bardzo prosty. Istnieje wiele firm, które zarabiają na sprzedaży tego rodzaju informacji. Firmy te posiadają dane, które są agregowane na wiele sposobów. Niestety bardzo trudna do zweryfikowania jest jakość tego rodzaju danych. Dlatego bardzo często bazy mailingowe są źle kojarzone. Mimo wszystko, posiadanie dobrej jakości bazy daje olbrzymie możliwości w firmie, a także wzbogaca jakość prowadzonych działań marketingowych w zakresie organizowania webinarów, newsletterów i komunikacji z potencjalnymi klientami. 

Zakres danych, jakie możemy zakupić w ramach gotowej bazy mailingowej jest naprawdę różny. Istnieją firmy, które specjalizują się w wzbogacaniu takich danych. Istnieją również firmy, realizujące bazy danych w konkretnych segmentach oraz takie, które gromadzą ogólne dane gospodarcze. Najczęściej spotykane dane to dane firm oraz podstawowe informacje gospodarcze, takie jak obroty, zatrudnienie, informacje zaimportowane z systemu KRS oraz podstawowe dane kontaktowe, jakie tej firmie udało się zdobyć. Istnieją również podmioty, które agregują dane osobowe osób fizycznych. Najczęstszy sposób przygotowania takich baz opiera się na posiadaniu możliwie dużej liczby stron internetowych, które udostępniają różnego rodzaju wartość dostępną po zostawieniu danych kontaktowych przez konsumenta i wyrażeniu zgody na dalszy kontakt marketingowy i ich przetwarzanie w szerokim zakresie. W ten sposób firmy gromadzą informacje, którymi później mogą handlować. Bardzo podobnie odbywa się w przypadku aplikacji mobilnych oraz gier.

Format baz to najczęściej pliki Excel, bądź też bardziej rozbudowane pliki o strukturze bazodanowej, które w łatwy sposób pozwalają danymi zarządzać, przeglądać je, a także importować do różnego rodzaju systemów marketingowych, czy też systemów sprzedażowych. 

W poniższym artykule skupimy się nie tylko na samym formacie bez mailingowych, ale też kwestii ich legalności, czy też sposobie pozyskiwania. W dzisiejszych czasach coraz częściej firmy zwracają uwagę na jakość bazy, ponieważ zbyt łatwo jest natrafić na zbiory o bardzo niskim wolumenie jakości. Porozmawiamy też na temat tego, czym różnią się bazy wykorzystywane do, np. newsletterów od takich, które stosuje się w kampaniach Cold Email.

 

2. Dlaczego jest wysokie zapotrzebowanie na bazy?


Bazy mailingowe stosowane są w przeróżnych aspektach marketingowych i sprzedażowych. Najbardziej powszechnym elementem stosowania baz są oczywiście działania marketingowe. W tym przypadku jednak firmy najczęściej generują bazy we własnym zakresie.

Ma to oczywiście swój sens, ponieważ dane te są aktualne, zakładają zbiory wysoce dopasowanych firm, a także dają pewność, iż osoby świadomie wyraziły zgodę na przetwarzanie konkretnych danych osobowych właśnie w tym zakresie.

Istnieją jednak inne elementy marketingu, do których wykorzystywane są dane pochodzące z zakupionych zbiorów. Jednym z najczęstszych elementów są oczywiście masowe kampanie marketingowe. Kojarzone są z rynkiem telekomunikacji, rynkiem bankowym, czy z rynkiem, który zderza się z bardzo dużą liczbą konsumentów naraz. Firmy tego rodzaju nieustannie konkurują w dotarciu do klienta, dlatego też wartość w postaci dobrej jakości bazy jest dla nich bardzo istotna. 

Jeszcze inny element zastosowania baz danych to działania typu Cold E-mail. W tym wypadku jakość posiadanych danych jest chyba najbardziej istotna. Skuteczne kampanie Cold Email opierają się na wysokiej jakości bazie danych. Co więcej w przypadku każdej z tej działalności, do prowadzenia jej zgodnego z prawem, potrzeba innego rodzaju zgód oraz innego rodzaju procesowania w kontekście RODO.

Konkurencyjność rynku powoduje, że firmy prześcigają się w sposobie generowania dobrej jakości baz. Posiadanie dobrego zbioru daje przewagę nad konkurencją. Dlatego też firmy bardzo chętnie inwestują w przeróżnego rodzaju portale, blogi informacyjne, aplikacje oraz inne formy, które wzbogacają posiadane przez organizacje zbiory. Nie bez powodu tak wiele tematów, często kontrowersyjnych, dotyczy przeróżnych aplikacji mobilnych, które wydają się być darmowe, co nie ma uzasadnienia biznesowego, jednak w rzeczywistości są niczym innym, jak narzędziem do zbierania wysokiej jakości danych.

Nowe technologie umożliwiają organizacjom coraz nowsze sposoby gromadzenia danych. Nie zawsze prawo jest w stanie podążać za tymi zmianami. Obecnie w różnych regionach świata prowadzone są różne działania legislacyjne, które służą regulacji sposobu przetwarzania i agregowania danych. W Unii Europejskiej jest to oczywiście GDPR. 

Wprowadzenie tego rodzaju regulacji oczywiście utrudnia firmom kwestie gromadzenia danych. To nie tylko powoduje, że dane stają się coraz droższe, ale też ich aktualizowanie, przetwarzanie i udostępnianie podmiotom trzecim staje się coraz trudniejsze. Jest to oczywiście bardzo cenna informacja dla nas konsumentów, ale równie niekorzystna dla nas jako przedsiębiorców. Dlatego też firmy nie tylko powinny skupiać się na nowych technologiach, które usprawniają gromadzenie danych, ale przede wszystkim powinny świadomie je przetwarzać. Dzięki temu nie narażają się na ryzyko związane z naruszeniem prawa, a nadal wzbogacają swoje zbiory.

Ciągłe zapotrzebowanie na świeże dane, które wykorzystywane mogą być w marketingu jest też związane ściśle z faktem, iż coraz częściej nasze dane ulegają przedawnieniu. W porównaniu do przeszłości, coraz częściej zmieniają się nasze prywatne skrzynki mailowe, coraz częściej zmieniają się nasze numery telefonu, a także wszelkie inne dane, chociażby adresy mailowe, z których korzystamy w firmach. To powoduje, że dane, które znajdują się w przeróżnych zbiorach, bardzo szybko tracą na jakości. Statystycznie, baza danych w trakcie roku, jeżeli nie jest odpowiednio aktualizowana, może stracić nawet do 40% aktualności co do posiadanych danych. To powoduje, że oczywiście wartość rynkowa takich baz drastycznie spada. Dlatego też wyzwanie związane z utrzymaniem wysokiej jakości wcale nie jest takie proste.

W związku ze zmieniającym się sposobem prowadzenia działań sprzedażowych, na co bezpośredni wpływ miała sytuacja związana z Covid-19 i fakt, że coraz więcej firm przekonuje się do działań innych niż klasyczna sprzedaż w terenie – dużą rolę w działaniach sprzedażowych zaczyna odgrywać Cold Mailing. 

Tworzy to konieczność posiadania bardzo wysokiej jakości danych.

 

3. Co o zakupie baz mailingowych mówi prawo?


Sposób gromadzenia danych jest dokładnie regulowany w każdym kraju. Dodatkowo organizacje, takie jak Unia Europejska narzucają bardziej rozbudowane wytyczne dotyczące przetwarzania danych osobowych. W Polsce najistotniejsze elementy dotyczące przetwarzania danych osobowych i kontaktu marketingowego, co ściśle związane jest z kwestią gromadzenia i tworzenia baz danych, reguluje RODO, czyli ustawa dotycząca przetwarzania danych osobowych oraz UŚUDE, czyli ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 

Niestety świadomość w Polsce dotycząca sposobu przetwarzania danych oraz tego, jakie prawa przysługują nam obywatelom jest w dalszym ciągu bardzo niska. Mimo prowadzonych działań w tym zakresie, podnoszenia samej świadomości wśród mieszkańców Unii Europejskiej wiele firm nadal nie przestrzega regulacji, tworząc tego rodzaju zbiory nielegalnie.

Nie do końca prawdą jest, że od teraz handlowanie tego rodzaju danymi jest nielegalne. Sprzedaż zbiorów danych jest nadal możliwa, natomiast należy realizować te działania zgodnie z obowiązującą regulacją. Oznacza to nic innego, jak posiadanie zgód w tym zakresie, a także dostosowanie się do obowiązków informacyjnych i wszelkich elementów, które narzuca prawo.

 

4. Jaka jest skuteczność kampanii do gotowych baz mailingowych?


Bez wątpienia jakość bazy ma bezpośredni wpływ na efekty samych kampanii, czy to marketingowych, czy sprzedażowych.  Niestety określenie tego, czy zakup baz gotowych to dobre, czy złe rozwiązanie nie jest takie proste. Wszystko zależy od tego jakie są to dane, w jaki sposób zostały zgromadzone, kiedy zostały zaktualizowane, jakie dane posiadają. Istnieją firmy, które posiadają naprawdę dobrej jakości bazy, ale też niestety istnieją podmioty, które rozpowszechniają zbiory, których jakość jest bardzo niska, a źródło wątpliwe. W przypadku kampanii mailingowych może to oznaczać włączenie do bazy adresów email zwanych spam trapami, czyli takimi, które nie należą do fizycznej osoby, a są swego rodzaju pułapką, która umożliwia dostawcom poczty email weryfikację jakości baz danych. Posiadanie wielu kiedyś prawdziwych, jednak już nieaktualnych adresów email, od skrzynek których maile będą mówiąc potocznie się odbijać, również obniża jakość wysyłki. Wszystkie te praktyki są wprowadzone ze względu na dobro konsumentów, a także żeby zachęcić przedsiębiorców do budowania swoich baz mailingowych w sposób rekomendowany.  

Decydując się na zakup gotowej bazy należy zatem przede wszystkim bardzo wnikliwie sprawdzić jej próbkę zanim zdecydujemy się na zakup większego wolumenu. W jaki sposób można sprawdzić jakość bazy?

Istnieje wiele narzędzi, które pozwalają sprawdzić jakość adresów mailowych, oceniając nie tylko ich aktualność, ale też samą wiarygodność. Są to takie rozwiązania jak np. ZeroBounce.net. Dzięki temu już na małej próbce możemy łatwo dowiedzieć się, czy zakup większego wolumenu jest bezpieczny. 

Druga kwestia to oczywiście posiadanie aktualnych zgód. Istotne jest, aby upewnić się, że ów zgody gromadzone były po wejściu nowych regulacji prawnych, a nie przed nimi. Ryzyko przetwarzania takich danych spoczywa nie na sprzedającym, a na kupującym. W momencie nabycia takiego zbioru i rozpoczęcia przetwarzania tych danych, ponosimy pełną odpowiedzialność prawną. Oczywiście, że możemy rościć od sprzedającego zwrot finansów w przypadku jej niskiej jakości. Nie zmienia to jednak faktu, iż w przypadku braku zgód pełnimy pełną odpowiedzialność wobec adresatów, których dane przetwarzamy.

 

5. Alternatywy dla zakupu baz mailingowych


Zakup bazy mailingowej nie jest jedynym rozwiązaniem, na szczęście. Oczywiście że istnieją inne sposoby gromadzenia danych, które zresztą są bardzo popularne wśród firm i skutecznych marketerów. 

Działania te nie są jednak proste, nie są też szybkie w realizacji. Przewagą działań wewnątrz organizacji w zakresie gromadzenia danych jest to, iż dbamy o wysoką jakość danych, ich aktualizacje, wysoką jakość, a także kwestie posiadania zgód.

Jednym z najczęściej stosowanych sposobów to oczywiście tworzenie różnego rodzajów Landing Page, które oferują content o wysokiej wartości, jak na przykład ebooki, newslettery webinary i wszelkie inne elementy, do których dostęp możliwy jest poprzez pozostawienie danych kontaktowych i wyrażenie zgody na przetwarzanie. 

Innym elementem jest oczywiście gromadzenie danych pod newsletter firmowy. Gromadzenie danych w celach handlowych oraz gromadzenie w celach czysto informacyjnych powinno być od siebie oddzielone. Firmy zapominają, że w obecnym systemie prawnym, posiadanie zgód na przetwarzanie danych osobowych nie jest jednoznaczne z możliwością składania niezamówionej oferty handlowej. Dlatego też gromadząc dane, należy bardzo wyraźnie wskazywać cele przetwarzania oraz warto też rozdzielić miejsca, w których gromadzimy dane pod newsletter, czy też osobno pod działania marketingowe i handlowe.

 

6. Podsumowanie


Istnieją sytuacje, w ramach których zakup bazy może być najlepszym rozwiązaniem. Nie można jednoznacznie powiedzieć, że gotowe bazy są gorsze od tych, które tworzone są wewnątrz organizacji. Niemniej jednak przy zakupie takiej bazy należy zdecydowanie zwrócić uwagę nie tylko na jakość bazy, ale również legalności pochodzenia. Warto również wcześniej zweryfikować jej jakość stosując różnego rodzaju zewnętrzne narzędzia, aby ten koszt po prostu nie okazał się błędem.

W InStream Group bazy danych tworzymy z wykorzystaniem najnowszych technologii, skupiając się na indywidualnych potrzebach klienta. Nie tworzymy baz danych z wyprzedzeniem oraz nie gromadzimy danych po to, aby następnie nimi handlować. Wszelkie zbiory tworzone są pod zlecenie klienta z wykorzystaniem najnowszych technologii, ale również z zastosowaniem obowiązującego prawa lokalnego jak i europejskiego.

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Na bieżąco ze sprzedażą

sprzedażowy audioblog - lead generation, sprzedaż b2b, biznes