Construir un equipo de ventas es un desafío muy difícil porque muchos procesos clave están sucediendo al mismo tiempo. Reclutamiento de vendedores, incorporación de nuevos miembros del equipo, apoyo a los empleados actuales, implementación de planes mensuales y trimestrales. En un momento, el gerente de ventas debe ser responsable de todos estos procesos. El primer consejo que uno debe seguiral crear un equipo de ventas es: no emplee más de dos vendedores a la vez. La planificación de la expansión del departamento de ventas no debe realizarse en un mes o incluso en un trimestre, sino que debe ser una actividad a largo plazo. Reclutar a muchas personas a la vez puede parecer real, pero la implementación efectiva de todas las personas para que usted, como gerente, dedique el tiempo suficiente a cada una de ellas, parece prácticamente imposible. Sin embargo, si se enfrenta a un desafío que requiere la contratación de muchos vendedores al mismo tiempo, debe planificar con mucha antelación el proceso de ventas y la implementación del equipo de ventas, los KPI y toda la comunicación comercial. En InStream Group, llamamos a estos cuatro elementos cultura de ventas.
La cultura de ventas es una descripción del ambiente en la empresa que es propicio para lograr buenos resultados comerciales y es un área favorable a las ventas que permite escanear y ampliar el equipo de ventas. Durante los últimos 5 años, pasamoscientos de horas trabajando con nuestros clientes. Gracias a esto, tuvimos la oportunidad de ver tanto a los mejores equipos de ventas del país como a los peores. El elemento que fue consistente para que todos los equipos implementaran con éxito sus objetivos fue tener una cultura de ventas.
Cultura de Ventas | Elemento 1: el proceso de venta
Cualquier organización que pueda presumir de un departamento de ventas eficaz suele estar muy pendiente de su proceso de ventas. Los gerentes de dicho departamento pueden definir fácilmente las etapas del proceso, lo que se refleja muy bien en el sistema CRM. El equipo comercial, al hablar con los gerentes sobre su funnel de ventas actual y potencial en un mes determinado, maneja perfectamente etapas específicas y es consciente de que cada una de ellas requiere herramientas diferentes, un enfoque diferente hacia el cliente y acciones adecuadas que ayuden a cerrar finalmente el venta. Si no siente que los elementos anteriores se están dando en su organización, definitivamente debe comenzar por desarrollar un proceso de ventas. Hay muchas maneras de hacer esto, comenzando con una hoja de papel y un bolígrafo. En nuestro blog encontrarás una receta lista para diseñar un proceso de ventas efectivo. Tener un proceso de ventas le permite monitorear de manera efectiva al equipo, mejorar la efectividad de los vendedores y medir el proceso de ventas en cada etapa. El último elemento, es decir, medir el proceso, es un factor muy importante. Tiene un impacto en sí y cómo se desarrolla su organización. No existe tal cosa como un proceso de ventas universal. Claro, puede seguir el consejo de varios entrenadores, elegir un patrón, pero siempre debe referirse a su empresa, sus productos y sus clientes. Es muy importante que el proceso de ventas refleje realmente lo que está pasando en el departamento de ventas. El proceso terminado debe reflejarse en el sistema CRM. Si el sistema no representa la realidad, lo más probable es que el equipo de ventas no tenga la motivación adecuada para trabajar en la herramienta, y esto, lamentablemente, es el primer paso al fracaso.
Cultura de Ventas | Elemento 2: equipo de ventas
Construir un equipo de ventas es un elemento muy difícil de toda la cultura de ventas. La cuestión básica es, por supuesto, la estructura del equipo de ventas. Algunas empresas eligen una estructura plana. Esto significa que cada vendedor es responsable de su embudo de ventas. Otros equipos de ventas optan por una estructura más elaborada. En este caso, muy a menudo, uno, dos o incluso tres representantes de ventas están involucrados en un proceso de ventas. Dichos equipos incluyen personas en la posición de preventa.que se ocupan de construir relaciones con los clientes, representantes de ventas (Representante de Desarrollo de Ventas) – y finalmente habrá un Gerente de Cuenta, es decir, una persona que es responsable de la comunicación con los clientes existentes, realizando actividades como ventas cruzadas y ventas adicionales. La forma en que diseñes tu equipo obviamente tendrá un impacto directo en tus resultados. Lo más importante es que la estructura del departamento corresponda a las necesidades que surjan del proceso, y no a actividades culturales, personales o políticas dentro de la empresa. En InStream Group, apoyamos a extensos equipos de ventas. No recomendamos una estructura plana, porque hoy en día no es efectiva. Al crear un equipo y ya haber desarrollado la estructura del departamento de ventas, debe desarrollar las responsabilidades de cada vendedor, planificar claramente sus actividades en relación con el proceso e incluirlas en las responsabilidades del vendedor. Junto con el equipo, también debe crear un sistema de comisiones y rendimiento relacionado con los KPI que planificó en el proceso.
Al crear un equipo, debe recordar el proceso de incorporación de un nuevo empleado. Recomendamos construir tarjetas de implementación. Se asemejan a un calendario en el que se irán introduciendo los elementos necesarios para practicar con un nuevo miembro del equipo. Además, puede construir una tarjeta de examen, en la que un comerciante determinado, después de pasar una etapa en particular, deberá tomar el examen y solo después de aprobarlo podrá comenzar a aprender el proceso de ventas y comunicación comercial de la empresa. En InStream Group, el proceso de incorporación del vendedor tarda 3 semanas. Solo después de este período comenzamos la capacitación en ventas. Cada empleado de nuestra empresa se somete a este tipo de formación en función del puesto que ocupa en la empresa.
El último elemento clave con respecto a la gestión de equipos es, por supuesto, el sistema de comisiones. Debes recordar que este aspecto es muy sensible para cualquier trader. Cualquier cambio, propuesta con respecto al sistema de comisiones siempre debe discutirse con el equipo de ventas antes de que finalmente se implementen. No hay nada peor que perder la motivación de un vendedor por el sentimiento de injusticia derivado de los cambios introducidos en el sistema de comisiones. Muy a menudo, los directivos no tienen malas intenciones a la hora de introducir novedades. Simplemente sucede que el sistema no está claro para el equipo y, por lo tanto, despierta sus sospechas. La comunicación con tu equipo es primordial. Trabajar con vendedores, planificar sus actividades, buscar sus necesidades es el papel de un verdadero gerente.
Cultura de Ventas | Elemento 3: comunicación comercial
Trabajando con los mejores equipos de ventas del mundo, pudimos observar un elemento que siempre repetía: una comunicación comercial muy consistente, efectiva y planificada. No hay coincidencias en este tipo de equipos. Escuchando las conversaciones de los consultores con sus clientes, verificando la documentación, revisando la comunicación por correo electrónico o incluso familiarizándonos con las actividades del equipo de marketing, siempre vimos denominadores comunes y una forma consistente de comunicación comercial. La planificación de dicha comunicación debe tener en cuenta la cooperación con el departamento de marketing. Por otro lado, el departamento de marketing debe hablar con el equipo de ventas a la hora de determinar sus actividades, porque ellos tienen la mejor información sobre el cliente. En el contexto del diseño de la comunicación comercial en sí, se deben preparar todos los guiones y plantillas clave, que tienen lugar en cada punto de contacto entre el consultor y el cliente potencial. A través del guión de la primera conversación comercial, su resumen por correo electrónico, verificación de necesidades, envío de oferta, negociaciones o venta cruzada, upsell, referencia y demás actividades.
Cada acción que su equipo realice con el cliente debe planificarse con anticipación y desarrollarse en el contexto de la preparación de la comunicación. No se trata de usar guiones listos para usar que los vendedores deben leer en lugar de hablar con el cliente. Sin embargo, la comunicación constante ayuda a estandarizar las mejores prácticas existentes y compartirlas dentro del equipo. También le darán la confianza de que su equipo está tomando todos los mejores métodos para construir relaciones con los clientes. Además, al utilizar herramientas que automatizan la comunicación, podrás agilizar y simplificar el proceso de comunicación con el cliente, gracias a lo cual ahorrarás mucho tiempo en actividades innecesarias.
Cultura de Ventas | Elemento 4: KPI
El último pero igualmente importante elemento de la cultura de ventas es medir la efectividad de su equipo. Las medidas básicas de rendimiento que se implementan con mayor frecuencia en los equipos de ventas se refieren a la actividad misma de los vendedores.
El factores a medir incluyen:
- número de llamadas salientes diarias, semanales y mensuales;
- tiempo promedio de permanencia en el teléfono con el cliente por día, por semana y por mes;
- número de encuestas recopiladas; número de ofertas enviadas;
- número de plantillas de contrato enviadas;
- número de reuniones;
- número de demostraciones en línea realizadas.
Por supuesto, puede haber muchas más métricas de este tipo, todo depende de cómo haya diseñado su proceso de ventas. Sin embargo, hay un grupo de otros indicadores. Estos ya no se refieren a las acciones realizadas por los comerciantes, sino a su eficacia.
Estas incluyen, entre otras, medidas tales como:
- convertir clientes potenciales en ventas;
- convertir tratos en contratos firmados;
- conversión de ofertas enviadas a ventas cerradas;
- valor promedio de transacción;
- el número de ofertas necesarias para implementar el plan;
- el ciclo de ventas promedio de un vendedor y todo el equipo.
- métricas de ventas: la clave para una mejor generación de leads
En el contexto de las métricas, lo primero que debes recordar es que sin ellas estás completamente ciego. Ningún gerente que gestione una gran estructura de ventas es capaz de desarrollar su equipo sin saber qué elementos necesitan mejorar. Estos medidores son una gran herramienta para trabajar directamente con los comerciantes. Ponte en el papel de un entrenador de fútbol. Este último puede observar al jugador durante el entrenamiento y un partido de fútbol, pero de hecho mucha información y otros planes para el jugador se basan en sus estadísticas: el número de balones recibidos, el número de pases, el tiempo que pasa en un campo determinado del terreno de juego, el número de tiros , etc. Solo midiendo la eficacia de tu equipo podrás desarrollarlo.
Desarrollar la cultura de ventas descrita anteriormente le permitirá construir un equipo de ventas efectivo. También garantizará una incorporación rápida y efectiva de los empleados, una comunicación fluida con el equipo y la capacidad de escalar el equipo. El departamento de ventas, que tiene una cultura de ventas debidamente construida, está listo para aceptar nuevos miembros en la cantidad de dos o más por mes, de modo que cada persona esté completamente implementada y preparada para trabajar con el cliente. Si se enfrenta al desafío de construir un equipo de este tipo y necesita apoyo, estamos aquí para ayudarlo.
