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¿Cómo diseñar el proceso de venta?

La base de una fuerza de ventas efectiva es un proceso que le permite medir, analizar y planificar el desempeño y las actividades de su equipo de ventas. Es la base y te permite administrar adecuadamente el embudo y medir la efectividad de los vendedores. Un proceso de ventas bien diseñado también asegura la efectividad en la conversión de los clientes potenciales adquiridos en clientes satisfechos. En un departamento de ventas eficiente, el gerente, con base en el proceso diseñado, puede medir el potencial del embudo de ventas de un vendedor determinado, evaluar la efectividad de un empleado determinado y asegurarse de que tenga la cantidad correcta de clientes potenciales. para implementar el plan.

Cultura de ventas, o por dónde empezar

El proceso en sí es uno de los tres elementos clave del fenómeno que definimos como Cultura de Ventas. Consta de tres elementos:

El proceso de venta como parte de la cultura de venta. Construyendo el proceso desde cero.

La cultura de ventas es un conjunto de varios elementos que todo departamento de ventas debe tener. Consiste en un proceso bien diseñado, comunicación comercial que resulta del proceso diseñado, reglas de trabajo y KPIs. Sobre la base de estos tres elementos, podemos construir una base sólida que nos permitirá desarrollar y escalar aún más el equipo.

Planificación del embudo de ventas

Para diseñar el proceso de ventas, en el primer paso, debe definir las etapas clave de nuestro proceso. Este proceso a menudo se denomina «Embudo de ventas» . Esto, por supuesto, resulta de la forma gráfica de presentar el proceso de ventas.

El embudo a continuación es un ejemplo de una estructura que asume las etapas básicas del proceso de ventas.

¿Por dónde empezar a construir el proceso de ventas? embudo de ventas

Diseño detallado del proceso de ventas

Con los elementos clave definidos de esta manera, podemos proceder a un análisis más extenso del proceso. Cada uno de estos elementos es una etapa muy importante en el proceso en el que participan el vendedor y el cliente. Un proceso bien diseñado permite:

  • Preparar las acciones apropiadas necesarias para mantener al cliente en el proceso de venta;
  • Preparar la comunicación comercial adecuada que permita la venta efectiva;
  • Monitorear clientes potenciales y oportunidades como parte del proceso y realizar evaluaciones de éxito;
  • Supervisar la calidad del trabajo del vendedor.

Comenzamos a construir el proceso de ventas mediante el diseño de un esquema.

Customer aquisition - designing the sales process

Para ello, basta con una simple hoja de papel A4 o un documento de Word. Cree una tabla que se utilizará para definir las etapas individuales.

Primero, definimos los nombres de las etapas de acuerdo con el embudo de ventas previamente elaborado. En el diagrama presentado, difieren en color. Algunos de ellos son naranjas y otros son azules. Esto se debe a que en el propio proceso de venta y en nuestro funnel también hay un momento muy crucial que divide claramente el funnel en dos partes. Este es el momento de calificar el lead y evaluar si se convertirá en una oportunidad de venta.

Entonces, en el primer paso, definimos los pasos de nuestro proceso. Estos son sucesivamente: Nuevo Lead, Verificación, Nueva Oportunidad, Oferta, Negociaciones, Ventas.

Customer aquisition - steps of the sales process

Al tener los elementos bien definidos, podemos diseñar actividades más profundas. Comenzamos con la primera etapa, es decir, New Lead. Defina una descripción de la situación que tiene lugar y qué acciones debe tomar el comerciante en esta etapa. Describimos qué información tenemos sobre el cliente potencial y qué información debemos recopilar en esta etapa.

En la siguiente sección de nuestra tabla, especifique la acción que debe tomar el representante de ventas. En esta etapa, definimos si se trata de una llamada telefónica o un correo electrónico. Para ambos, debemos diseñar el guión adecuado.

Los guiones de llamadas o los correos electrónicos suelen ser controvertidos en el departamento de ventas. Es importante darse cuenta de que el papel de los scripts no es obligar a los comerciantes a comportarse automáticamente, sino solo estandarizar el conocimiento comercial, mejorar la calidad de las conversaciones y establecer estándares de comunicación.

Las actividades de seguimiento también deben definirse en la siguiente sección . Suponen situaciones en las que el cliente no contestó el teléfono o no respondió al correo electrónico. Planifique cuántas acciones se necesitan para finalmente conducir a una llamada telefónica y qué tipo de acciones son.

En la última parte, definimos el objetivo de una determinada etapa. En el caso de la etapa New Lead, por supuesto es establecer contacto y presentar la oferta de la empresa por teléfono y determinar los próximos pasos con el cliente.

El proceso aquí presentado asume sólo 3 columnas: Descripción de la Situación, Acción y Objetivo. Sin embargo, en el caso de procesos de venta más avanzados, se agregan campos como: Scripts, Reglas CRM, Términos de Conversión, Materiales, KPIs, Customer Journey y muchos otros. El nivel de avance depende de cuánto nos preocupemos por el análisis y la gestión del proceso de venta en nuestra empresa.

En las siguientes etapas, completamos todos los campos como en la etapa New Lead. Planificamos situaciones, preparamos guiones apropiados, plantillas de correo electrónico y plantillas de seguimiento. Gracias a ello, creamos no solo el proceso de venta en sí mismo, sino también la comunicación resultante del mismo. Esto nos acerca a tener la cultura de ventas adecuada en la empresa.

Al desarrollar el proceso de venta, también vale la pena centrarse en la probabilidad de la venta. Para ello, puede planificar el % estimado de cierre de la venta como se muestra en el diagrama.

Customer aquisition - determining the probability of making a sale

Gracias a esto, podremos prever mejor el potencial de ventas y los resultados finales de nuestro departamento en un mes determinado.

Refinando la forma de comunicación.

Al preparar el proceso de venta, vale la pena desarrollar los siguientes ejercicios con el equipo:

  • Refutación de objeciones: un ejercicio para desarrollar las objeciones más comunes de los clientes y preparar una estrategia para su refutación.
  • Despejando dudas: ejercicio que consiste en definir las inquietudes que el cliente no suele dar y que pueden aparecer en su mente, lo que incide en sus decisiones de compra.
  • Política de negociación: un ejercicio que describiremos en los siguientes artículos. Consiste en construir una estrategia de negociación, que protege contra la práctica de descontar con demasiada frecuencia.

El proceso de ventas terminado que se presenta en el formulario anterior es fácil de implementar en el sistema CRM . Los fabricantes de sistemas CRM los han diseñado de tal manera que presenten visualmente las etapas clave de nuestro proceso. Implantar el proceso en el sistema, sincronizarlo con la comunicación comercial desarrollada fruto del proceso de venta y diseñar objetivos, condiciones de conversión y KPIs hace que como organización adquiramos la Cultura de Ventas adecuada.

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