Budowanie zespołu sprzedaży. Jak skutecznie budować zespół? - Instream Group
Skocz do treści

Budowanie zespołu sprzedaży. Jak skutecznie budować zespół?

Budowanie zespołu handlowego to bardzo trudne wyzwanie, bowiem w tym samym momencie dzieje się wiele kluczowych procesów. Rekrutacja handlowców, wdrażanie nowych członków zespołu, wspieranie aktualnych pracowników, realizacja miesięcznych i kwartalnych planów. W jednym momencie menadżer sprzedaży odpowiadać musi za wszystkie te procesy. Pierwsza rada, z której powinieneś skorzystać, tworząc zespół handlowy brzmi: zatrudniaj nie więcej niż dwóch handlowców naraz. Planowanie rozbudowy działu sprzedaży nie powinno odbywać się w miesiąc, czy nawet kwartał a powinno być działaniem zaplanowanym długoterminowo. Rekrutacja wielu osób naraz może wydaje się realna, jednak skuteczne wdrożenie wszystkich osób tak, abyś jako manager każdemu poświęcił odpowiednio dużo czasu, praktycznie wydaje się niemożliwe. Jeżeli jednak jesteś przed wyzwaniem, które powoduje, że musisz zatrudnić wielu handlowców w tym samym czasie, powinieneś z wyprzedzeniem zaplanować bardzo dokładnie proces sprzedaży i wdrożenia zespołu handlowego, KPI oraz całą komunikację handlową. W InStream Group te cztery elementy nazywamy kulturą sprzedaży.

Kultura sprzedaży to określenie środowiska w firmie, które sprzyja realizacji dobrych wyników handlowych i jest obszarem przyjaznym dla handlowców, który pozwala skanować i rozbudowywać zespół handlowych. W ciągu ostatnich 5 lat spędziliśmy setki godzin na pracy z naszymi klientami. Dzięki temu mieliśmy okazję widzieć zarówno te najlepsze zespoły handlowe w kraju, jak i te najgorsze. Elementem, który był spójny dla wszystkich zespołów skutecznie realizujących swoje cele, było posiadanie właśnie kultury sprzedaży.

 

Kultura sprzedaży | Element 1: proces sprzedaży

Każda organizacja, która może pochwalić się skutecznym działem handlowym, najczęściej jest bardzo świadoma swojego procesu sprzedaży. Managerowie takiego działu potrafią łatwo zdefiniować etapy procesu, który jest bardzo dobrze odzwierciedlony w systemie CRM. Zespół handlowy prowadząc rozmowy z menedżerami na temat ich obecnego lejka sprzedaży oraz potencjału w danym miesiącu, doskonale operuje konkretnymi etapami i jest świadomy tego, że na każdym z nich potrzebne są inne narzędzia, inne podejście do klienta i odpowiednie działania, które pomagają ostatecznie domknąć sprzedaż. Jeżeli nie czujesz, że powyższe elementy mają miejsce w Twojej organizacji, na pewno powinieneś zacząć od opracowania procesu sprzedaży. Można to zrobić na wiele sposobów, począwszy od kartki papieru i długopisu. Na naszym blogu znajdziesz gotowy przepis na to, jak zaprojektować skuteczny proces sprzedaży. Możesz również skorzystać z naszego narzędzia PipeChamp. System ten umożliwia w bardzo łatwy sposób zaprojektowanie procesu handlowego i każdego z etapów oraz opracowanie gotowej komunikacji handlowej. Jeśli natomiast nie chcesz budować wszystkiego od podstaw, w systemie znajduje się repozytorium gotowych szablonów opartych na najlepszych zespołach handlowych z całego świata, z których możesz skorzystać. Posiadanie procesu sprzedaży pozwala w sposób efektywny monitorować zespół, poprawiać efektywność handlowców oraz mierzyć proces sprzedaży na każdym jego etapie. Ostatni element, czyli mierzenie procesu to bardzo ważny czynnik. Ma on bowiem wpływ na to, czy i jak rozwija się Twoja organizacja. Nie istnieje coś takiego jak uniwersalny proces sprzedaży. Jasne, możesz skorzystać z porad różnych trenerów, wybrać wzór, natomiast zawsze powinieneś odnieść się do swojej firmy, swoich produktów i swoich klientów. Bardzo ważne jest, aby proces sprzedaży naprawdę odzwierciedlał to, co dzieje się w dziale handlowym. Gotowy proces należy odzwierciedlić w systemie CRM. Jeżeli system nie będzie przedstawiać realiów, najprawdopodobniej zespół handlowy nie będzie miał odpowiedniej motywacji, aby pracować w narzędziu, a to niestety jest pierwszy krok do klęski.

 

Kultura sprzedaży | Element 2: zespół handlowy.

Budowanie zespołu handlowego to bardzo trudny element całej kultury sprzedaży. Podstawową kwestią jest oczywiście struktura zespołu handlowego. Część firm wybiera strukturę płaską. Oznacza to, że każdy handlowiec odpowiedzialny jest za swój lejek sprzedaży. Inne zespoły handlowe decydują się na strukturę bardziej rozbudowaną. W takim przypadku bardzo często w ramach jednego procesu sprzedaży udział bierze jeden, dwóch, a nawet trzech przedstawicieli handlowych. W takich zespołach znajdują się osoby na stanowisku pre-sales, które zajmują się budowaniem relacji z klientem, przedstawiciele handlowi (Sales Development Representative) – aby na końcu pojawił się jeszcze Account Manager, czyli osoba, która odpowiada za komunikację z już aktualnymi klientami, prowadząc takie działania jak cross-sell i up-sell. To, jak zaprojektujesz swój zespół, będzie oczywiście miało bezpośredni wpływ na wyniki. Najważniejsze jest, aby struktura działu odpowiadała potrzebom wynikającym z procesu, a nie kulturowym, personalnym lub politycznym działaniom wewnątrz firmy. W InStream Group jesteśmy zwolennikami rozbudowanych zespołów handlowych. Nie zalecamy struktury płaskiej, gdyż ta w dzisiejszych czasach nie jest efektywna. Tworząc zespół i mając już opracowaną strukturę działu handlowego, powinieneś opracować obowiązki każdego handlowca, wyraźnie zaplanować jego działania w stosunku do procesu i wpisać je do zakresu obowiązków handlowca. Wspólnie z zespołem należy także stworzyć system prowizyjny i efektywnościowy związany z KPI, które zaplanowałeś w procesie. 

Budując zespół, musisz pamiętać o procesie wdrożenia nowego pracownika. Zalecamy budowanie kart wdrożeniowych. Przypominają one kalendarz, w którym wprowadzone zostaną elementy, które konieczne są do przećwiczenia z nowym członkiem teamu. Dodatkowo możesz zbudować kartę egzaminacyjną, w ramach której dany handlowiec po przejściu poszczególnego etapu będzie musiał podejść do egzaminu i dopiero po jego pozytywnym zdaniu, będzie mógł rozpocząć naukę procesu sprzedaży i komunikacji handlowej firmy. W InStream Group proces wdrożenia handlowca trwa 3 tygodnie. Dopiero po tym okresie zaczynamy szkolenia sprzedażowe. Każdy pracownik naszej firmy przechodzi tego rodzaju szkolenia w zależności od realizowanego stanowiska w firmie. 

Ostatnim kluczowym elementem odnośnie zarządzania zespołem jest oczywiście system prowizyjny. Musisz pamiętać, że ten aspekt jest bardzo wrażliwy dla każdego handlowca. Jakiekolwiek zmiany, propozycje dotyczące systemu prowizyjnego zawsze powinny być omawiane z zespołem handlowym, zanim ostatecznie zostaną wdrożone. Nie ma nic gorszego niż utrata motywacji u handlowca ze względu na poczucie niesprawiedliwości wynikające ze zmian wprowadzonych w systemie prowizyjnym. Bardzo często managerowie nie mają złych intencji, wprowadzając nowości. Po prostu bywa, że system jest niejasny dla zespołu, a tym samym wzbudza jego podejrzenia. Komunikacja z Twoim zespołem jest najważniejsza. Praca z handlowcami, planowanie ich działań, wyszukiwanie ich potrzeb to rola prawdziwego managera.

Zbuduj skuteczny zespół handlowy, który dostarczy klientów Twojej firmy

 

Kultura sprzedaży | Element 3: komunikacja handlowa.

Pracując z najlepszymi zespołami handlowymi na świecie, mogliśmy zaobserwować jeden element, który zawsze się powtarzał – bardzo spójną, efektywną i zaplanowaną komunikację handlową. W takich zespołach nie ma przypadku. Wsłuchując się w rozmowy konsultantów z ich klientami, weryfikując dokumentację, sprawdzając komunikację mailową, czy też nawet zapoznając się z działaniami zespołu marketingowego, zawsze widzieliśmy wspólne mianowniki oraz spójną formę komunikacji handlowej. Planowanie takiej komunikacji powinno uwzględniać współpracę z działem marketingu. Z drugiej strony, dział marketingu określając swoje działania, powinien rozmawiać z zespołem handlowym, ponieważ posiada on najlepsze informacje o kliencie. W kontekście projektowania samej komunikacji handlowej należy przygotować wszystkie kluczowe skrypty i wzory, jakie odbywają się na każdym punkcie styku pomiędzy konsultantem a potencjalnym klientem. Poprzez skrypt pierwszej rozmowy handlowej,  jej podsumowanie drogą email, weryfikację potrzeb, aż do wysyłki oferty, negocjacji czy działań typu cross-sell, upsell, referencji i wszystkich innych.

Każde działanie, jakie podejmuje Twój zespół z klientem, powinno być wcześniej zaplanowane oraz opracowane w kontekście przygotowania komunikacji. Nie chodzi tutaj o posługiwanie się gotowymi skryptami, z których handlowcy mają czytać, zamiast rozmawiać z klientem. Spójna komunikacja pomaga jednak ustandaryzować najlepsze obowiązujące praktyki oraz współdzielić je w zespole. Dadzą Ci również pewność, że Twój team podejmuje wszelkie, najlepsze metody, aby zbudować relacje z klientem. Dodatkowo korzystając z narzędzi, które pozwalają automatyzować komunikację, będziesz w stanie przyspieszyć i uprościć proces komunikacji z klientem, dzięki czemu zaoszczędzisz mnóstwo czasu na zbędne działania.

 

Kultura sprzedaży | Element 4: kluczowe mierniki efektywności.

Ostatnim, ale równie istotnym elementem kultury sprzedaży jest mierzenie efektywności Twojego zespołu. Na naszym blogu znajdziesz wiele artykułów mówiących o tym, co należy mierzyć i w jaki sposób. Podstawowe mierniki efektywności, jakie najczęściej wdraża się w zespołach handlowych, dotyczą samej aktywności handlowców. 

Są to takie mierniki jak: 

– liczba połączeń wychodzących wykonanych dziennie, tygodniowo i miesięcznie; 
– średni czas spędzony na słuchawce z klientem dziennie, tygodniowo oraz miesięcznie; 
– liczba zgromadzonych ankiet; liczba wysłanych ofert; 
– liczba wysłanych wzorów umów; 
– liczba spotkań; 
– liczba przeprowadzonych demonstracji online. 

Oczywiście tego rodzaju mierników może być o wiele więcej, wszystko zależy od tego, jak zaprojektowaliście swój proces sprzedaży. Natomiast istnieje grupa jeszcze innych wskaźników. Te nie dotyczą już samych akcji wykonywanych przez handlowców a ich efektywności. 

Są to między innymi takie mierniki jak: 

  • konwersja potencjalnych klientów do sprzedaży; 
  • konwersja szans sprzedaży do podpisanych umów; 
  • konwersja wysłanych ofert do zamkniętych sprzedaży; 
  • średnia wartość transakcji; 
  • liczba ofert potrzebna do realizacji planu; 
  • średni cykl sprzedaży jednego handlowca, jak i całego zespołu. 

mierniki sprzedażowe - klucz do lepszego pozyskiwania leadów

W kontekście mierników powinieneś przede wszystkim zapamiętać, że bez nich działasz kompletnie na oślep. Żaden menadżer zarządzający dużą strukturą sprzedażową, nie jest w stanie rozwijać swojego zespołu, nie wiedząc, które elementy wymagają poprawy. Mierniki te są świetnym narzędziem do pracy bezpośrednio z handlowcami. Postaw się w roli trenera piłkarskiego. Ten może obserwować zawodnika w trakcie treningu i meczu piłkarskiego, ale tak naprawdę mnóstwo informacji oraz dalszych planów co do zawodnika opiera się na jego statystyce: liczbie przyjętych piłek, liczbie podań, czasu spędzonego w danym polu boiska, liczbie strzałów oddanych na bramkę, liczbie strzałów celnych itd. Tylko mierząc efektywność swojego zespołu, jesteś w stanie go rozwijać.

Opracowanie opisanej wyżej kultury sprzedaży pozwoli Ci zbudować efektywny zespół handlowy. Zapewni także szybkie i skuteczne wdrożenie pracownika, płynną komunikację z zespołem oraz możliwość skalowania zespołu. Dział handlowy, który posiada odpowiednio zbudowaną kulturę sprzedaży, jest gotowy na przyjmowanie nowych członków w liczbie dwóch i więcej miesięcznie, tak aby z pewnością każda osoba w pełni została wdrożona i przygotowana do pracy z klientem. Jeżeli jesteś przed wyzwaniem zbudowania takiego zespołu i potrzebujesz wsparcia, służymy pomocą. Jeżeli chciałbyś samodzielnie zaprojektować kluczowe elementy kultury sprzedaży, takie jak proces handlowy, proces sprzedaży, kultura komunikacji handlowej to koniecznie sprawdź nasze narzędzie PipeChamp.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *