Po co są KPI i jak działają w praktyce
KPI zamieniają cel w liczbę, którą da się sprawdzić w każdym tygodniu. Cel „chcemy więcej klientów” niczego nie mierzy. KPI „20 nowych spotkań z firmami z naszego ICP miesięcznie” mówi zespołowi, co robić a menedżerowi, kiedy reagować.
Nie każdy wskaźnik jest kluczowy. Firma może mierzyć dziesiątki metryk, ale KPI to tylko te kilka, które bezpośrednio wpływają na wynik. Pozostałe są tłem, które pomaga zrozumieć, dlaczego KPI rośnie albo spada.
W sprzedaży rozróżnia się wskaźniki wyprzedzające i opóźnione. Wyprzedzające, np. liczba rozmów i ofert, pokazują aktywność i pozwalają reagować na bieżąco. Opóźnione, np. przychód i marża, pokazują efekt, ale dopiero po fakcie.
Przykłady KPI w sprzedaży
- Liczba nowych leadów i spotkań z firmami z ICP.
- Współczynnik konwersji między etapami lejka, np. ze spotkania do oferty.
- Win rate, czyli odsetek wygranych szans sprzedaży.
- Średnia wartość transakcji i długość cyklu sprzedaży.
- Przychód z nowych klientów i z rozwoju obecnych.
- Koszt pozyskania leada (CPL) i klienta (CAC).
Jak ustalić dobre KPI
Dobry KPI zaczyna się od celu biznesowego a nie od listy dostępnych raportów. Najpierw ustal, co ma się wydarzyć w firmie w tym roku, np. wzrost przychodu z nowych klientów o 30%. Potem cofnij się po lejku i policz, ile ofert, spotkań i leadów potrzeba, żeby ten wynik był realny.
- Wyznacz cel biznesowy i horyzont czasowy.
- Rozpisz lejek wstecz: ile umów, ofert, spotkań i leadów potrzebujesz.
- Wybierz trzy do pięciu wskaźników, które najmocniej wpływają na wynik.
- Przypisz każdemu właściciela i częstotliwość przeglądu.
- Ustaw raport w CRM, żeby dane liczyły się automatycznie.
Wskaźniki warto przeglądać co tydzień na spotkaniu zespołu i co miesiąc na poziomie zarządu. Tydzień wystarczy, żeby zauważyć spadek aktywności a miesiąc, żeby ocenić trend.
Jak policzyć KPI
Szerzej o tym, jak dobrać wskaźniki do etapu rozwoju firmy i jak raportować je zarządowi, piszemy w artykule Zarządzanie sprzedażą – wskaźniki i KPI.
Jak robimy to w InStream Group
W projektach konsultingowych zaczynamy od mapy procesu a dopiero potem dobieramy KPI. Wskaźnik bez procesu mierzy przypadek. Mamy za sobą ponad 250 wdrożeń CRM i setki zmapowanych procesów sprzedaży, więc wiemy, które liczby naprawdę przewidują wynik w danej branży.
Ludzie
Konsultant z kilkunastoletnim doświadczeniem ustala z zarządem cele i właścicieli wskaźników a menedżer uczy się prowadzić na nich sesje 1:1.Zasoby
Szablony procesów i raportów dla wielu branż. W PipeChamp mamy ponad 113 wzorców procesów sprzedaży.Technologia
Wdrożony CRM, w którym KPI liczą się same z pracy handlowców a nie z arkusza uzupełnianego w piątek.Zobacz, jak wygląda raportowanie sprzedaży i analiza konwersji w praktyce.
Zobacz demo terazNajczęstsze błędy przy ustalaniu KPI
- Zbyt wiele wskaźników naraz, przez co żaden nie jest naprawdę kluczowy.
- Mierzenie tylko efektów, bez wskaźników aktywności, które pozwalają reagować wcześniej.
- KPI bez właściciela i bez terminu przeglądu.
- Cele oderwane od historycznych danych i możliwości zespołu.
- Dane wpisywane ręcznie poza CRM, więc nikt im nie ufa.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest KPI?
KPI to kluczowy wskaźnik efektywności, czyli mierzalna wartość pokazująca postęp w realizacji ważnego celu. Skrót pochodzi od angielskiego Key Performance Indicator.
Jakie KPI mierzyć w sprzedaży?
Najczęściej liczbę leadów i spotkań, konwersję między etapami lejka, win rate, średnią wartość transakcji, długość cyklu sprzedaży i przychód z nowych klientów. Dobór zależy od modelu sprzedaży i etapu rozwoju firmy.
Czym różni się KPI od celu?
Cel mówi, co chcesz osiągnąć a KPI mówi, jak sprawdzisz, czy to się dzieje. Cel „rozwój na nowym rynku” może mieć KPI w postaci liczby spotkań i wygranych umów w danym kraju.
Ile KPI powinien mieć zespół sprzedaży?
Zwykle od trzech do pięciu. Więcej rozmywa uwagę zespołu. Pozostałe metryki warto mierzyć, ale traktować jako tło do analizy.
Czy KPI dotyczą tylko sprzedaży?
Nie. KPI stosuje się w każdym dziale: w marketingu, obsłudze klienta, produkcji, HR i finansach. W sprzedaży są jednak najbardziej widoczne, bo bezpośrednio przekładają się na przychód.
Powiązane hasła
Źródła
- HubSpot, „Key Performance Indicators – Definition, FAQs” – definicja KPI jako mierzalnej oceny realizacji celów.
