Cold mailing (cold email) – poradnik B2B: jak pisać, wysyłać i mierzyć
Filip Duszczak
CEO i założyciel InStream Group
- 46 minut czytania
- 15 listopada 2018
Aktualizacja: · przykłady i dane z 2026 roku
Cold mailing (cold email, po polsku zimny mail) to spersonalizowana wiadomość e-mail do osoby decyzyjnej w firmie, z którą nie miałeś wcześniej kontaktu. Nie jest ofertą ani newsletterem: sprawdza, czy temat jest dla odbiorcy aktualny i zaprasza go do krótkiej rozmowy. W tym poradniku pokazujemy, jak robimy to w InStream Group przy 8 mln wiadomości miesięcznie.
W skrócie
- Co to jest: pierwszy, spersonalizowany e-mail do decydenta, który nie zna Twojej firmy. Celem jest rozmowa, nie sprzedaż w pierwszym mailu.
- Jak wygląda kampania: dopasowana baza, sekwencja 4 wiadomości w ciągu 2–3 tygodni i obsługa każdej odpowiedzi.
- Prawo: pierwsza wiadomość nie może być informacją handlową wysłaną bez zgody (Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398). Dane przetwarzasz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z RODO.
- Technika: osobna subdomena z SPF, DKIM i DMARC, dogrzane skrzynki i wysyłka rozłożona na wiele skrzynek.
- Koszt: samodzielnie nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie. Z InStream Group od 6 500 zł netto miesięcznie z gwarancją minimum 5 hot leadów albo od 250 zł netto za hot leada w modelu CPL.
Chcesz, żeby kampanię poprowadził za Ciebie zespół specjalistów? Zobacz, jak działa cold mailing B2B w InStream Group.
3 minuty: kto pracuje przy Twojej kampanii, skąd bierzemy bazy i jak trafiają do Ciebie hot leady.
Zobacz demoUmów rozmowę z ekspertem
Poznaj usługę cold mailing B2B w InStream Group
- Co to jest cold mailing?
- Jak zbudować skuteczny cold mail: 4 elementy i snippety
- Przykłady cold maili z 30 branż
- Bezpieczny cold mailing: SPF, DKIM i dogrzewanie
- Kiedy wysyłać cold maile i jak ułożyć sekwencję
- Jak robimy cold mailing w InStream Group
- Czy cold mailing jest legalny? PKE i RODO
- Na jaki koszt leada możesz liczyć
- Kampania krok po kroku
- Czy cold mailing jest skuteczny?
- Klienci i ich historie
- Ile kosztuje cold mailing
- Skala InStream Group
- Najczęstsze pytania
Definicja
Co to jest cold mailing?
Cold mailing, cold email i cold mail to w praktyce to samo. Po polsku mówi się też „zimny mail”. Cold email to pojedyncza wiadomość, a cold mailing to cała kampania: baza, sekwencja kilku maili i obsługa odpowiedzi.
Od newslettera cold mailing różni się tym, że newsletter trafia do osób zapisanych na listę. Od mass mailingu tym, że piszemy do wybranych decydentów z dopasowanej bazy, a nie do tysięcy przypadkowych adresów.
Cold mailing, cold calling i LinkedIn: czym się różnią
Cold mailing to cyfrowy odpowiednik cold callingu: zamiast telefonu pierwszym kontaktem jest e-mail, na który odbiorca odpowiada w dogodnym dla siebie momencie.
| Cold mailing | Cold calling | LinkedIn (social selling) | |
|---|---|---|---|
| Pierwszy kontakt | e-mail do decydenta | telefon do decydenta | zaproszenie i wiadomość na LinkedIn |
| Mocna strona | skala: docierasz do wielu decydentów naraz | szybka rozmowa na żywo | precyzja: relacja 1:1 z wybraną osobą |
| Kiedy wybrać | chcesz szybko sprawdzić kilka segmentów rynku | masz krótką listę i prostą ofertę | celujesz w kilka lub kilkanaście wymarzonych firm |
| Więcej | ten poradnik | poradnik o cold callingu | cold email czy LinkedIn outreach |
Cold mailing daje skalę, LinkedIn daje precyzję. W dobrze prowadzonej sprzedaży te kanały się uzupełniają.
Budowa cold maila
Jak zbudować skuteczny cold mail: 4 elementy i snippety
Cold mailing to pierwszy kontakt z firmą przez e-mail: krótka, spersonalizowana wiadomość do osoby decyzyjnej, która nie zna jeszcze Twojej firmy. Dobry cold mail nie sprzedaje wprost. Pokazuje, że rozumiesz sytuację odbiorcy, zadaje pytanie i proponuje krótką rozmowę.
1. Intro
Pokazujesz, że nie piszesz masowoJedna konkretna obserwacja o firmie odbiorcy: rynek, na który wchodzi, zmiana w firmie, wydarzenie. Krótko, bez opisywania jego oferty.2. Pytania
Budujesz most do swojej ofertyPytanie diagnozujące, na które odbiorca zna odpowiedź od ręki. Pokazuje, że znasz jego branżę.3. Sales pitch
Dajesz dowód wartościJedna liczba, wynik albo przykład. Maksymalnie dwa zdania o tym, co zyska odbiorca, nie lista funkcji.4. Call to action
Proponujesz jeden mały krokPytanie z łatwą odpowiedzią „tak” lub „nie”, np. 15 minut rozmowy.Od: Jan Nowak, Nordvell Group
Temat: {Pytanie o transport|Transport} {{snippet9}}
{Dzień dobry|Witam} {{snippet1}}, piszę, bo obsługujemy przewozy dla firm, które wysyłają towar {{snippet9}}.
Jak dziś rozwiązują Państwo transport w szczycie sezonu? Zdarza się, że brakuje wolnego auta na już?
Nordvell Group ma stałe trasy Polska–Niemcy i podstawia auto zwykle w 24 godziny.
Czy {znalazłby Pan|byłby Pan otwarty na} 15 minut rozmowy w przyszłym tygodniu?
Pozdrawiam
Jan Nowak
Nordvell Group · +48 000 000 000
Stopka handlowa i informacja RODO
Pod każdym mailem stoi stopka handlowa z danymi nadawcy oraz informacja, kto jest administratorem danych, na jakiej podstawie piszemy i jak zgłosić sprzeciw. Przykład znajdziesz w sekcji o PKE i RODO.
Od: Jan Nowak, Nordvell Group
Temat: {Pytanie o rozwój|Wsparcie przy rozwoju} aplikacji {{snippet9}}
{Dzień dobry|Witam} {{snippet1}}, piszę, bo pomagamy firmom, które tworzą aplikacje {{snippet9}}.
Jak dziś radzą sobie Państwo z terminami, gdy w projekcie brakuje programistów?
Nordvell Group dołącza do zespołu developerów, którzy zaczynają pracę w ciągu dwóch tygodni.
Czy {znalazłaby Pani|byłaby Pani otwarta na} 15 minut rozmowy w przyszłym tygodniu?
Pozdrawiam
Jan Nowak
Nordvell Group · +48 000 000 000
Stopka handlowa i informacja RODO
Pod każdym mailem stoi stopka handlowa z danymi nadawcy oraz informacja, kto jest administratorem danych, na jakiej podstawie piszemy i jak zgłosić sprzeciw. Przykład znajdziesz w sekcji o PKE i RODO.
Od: Jan Nowak, Nordvell Group
Temat: Obróbka {{snippet9}}
{Dzień dobry|Witam} {{snippet1}}, piszę, bo wykonujemy obróbkę {{snippet9}} dla zakładów produkcyjnych.
Jak dziś zamawiają Państwo krótkie serie detali? Zdarza się, że dostawca nie mieści się w terminie?
Nordvell Group wykonuje serie od 50 sztuk z terminem 10 dni roboczych.
Czy {znalazłby Pan|byłby Pan otwarty na} 15 minut rozmowy w przyszłym tygodniu?
Pozdrawiam
Jan Nowak
Nordvell Group · +48 000 000 000
Stopka handlowa i informacja RODO
Pod każdym mailem stoi stopka handlowa z danymi nadawcy oraz informacja, kto jest administratorem danych, na jakiej podstawie piszemy i jak zgłosić sprzeciw. Przykład znajdziesz w sekcji o PKE i RODO.
Od: Jan Nowak, Nordvell Group
Temat: {Benefity|Karta benefitowa} {{snippet9}}
{Dzień dobry|Witam} {{snippet1}}, piszę, bo przygotowujemy benefity {{snippet9}}.
Z jakich benefitów najchętniej korzystają dziś Państwa pracownicy? Czy obecny pakiet pasuje i biuru, i produkcji?
W platformie Nordvell Group każdy pracownik sam wybiera benefity z puli punktów.
Czy {znalazłaby Pani|byłaby Pani otwarta na} 15 minut rozmowy w przyszłym tygodniu?
Pozdrawiam
Jan Nowak
Nordvell Group · +48 000 000 000
Stopka handlowa i informacja RODO
Pod każdym mailem stoi stopka handlowa z danymi nadawcy oraz informacja, kto jest administratorem danych, na jakiej podstawie piszemy i jak zgłosić sprzeciw. Przykład znajdziesz w sekcji o PKE i RODO.
Przykład: słaby cold mail i jego poprawiona wersja
Przed: Temat: Oferta współpracy – Nordvell Group. „Dzień dobry, jesteśmy liderem rynku benefitów pracowniczych z 15-letnim doświadczeniem. W załączniku przesyłam naszą ofertę i cennik. Zapraszam do zapoznania się i kontaktu. Pozdrawiam, Jan Nowak”.
Dlaczego nie działa: oferta i załącznik w pierwszym mailu to informacja handlowa bez zgody, opis nadawcy zamiast sytuacji odbiorcy i brak jednego, prostego pytania na końcu.
Po: Temat: Benefity dla zespołów produkcyjnych. „Dzień dobry Pani Jolanto, piszę, bo przygotowujemy benefity dla firm, w których część zespołu pracuje na zmiany. Czy obecny pakiet pasuje biuru i produkcji? W platformie Nordvell Group każdy pracownik sam wybiera benefity z puli punktów. Czy znalazłaby Pani 15 minut na rozmowę w przyszłym tygodniu?”
Co się zmieniło: powód kontaktu w pierwszym zdaniu, pytanie o sytuację odbiorcy, jedno zdanie o rozwiązaniu i jedno wezwanie do działania. Bez oferty, cennika i załączników.
Konstrukcja cold emaila
Budowa maila w cold mailingu ma stały porządek: spersonalizowany, interesujący temat wiadomości, krótkie powitanie, docenienie odbiorcy, powód, dla którego piszesz, i jedno wezwanie do działania. Powód kontaktu nie jest handlowy, bo w cold mailu nie składamy oferty. Pod treścią zawsze stoi stopka z pełnymi danymi: nazwą firmy, stroną www, adresem e-mail i numerem telefonu.
Trzy zdania, które powinien zawierać każdy cold mail
- Docenienie odbiorcy. Jedno zdanie o jego firmie: nowa strona, artykuł, wydarzenie, w którym oboje braliście udział. To jednocześnie dobre słowo o jego działalności i łącznik między nim a Tobą.
- Problem i Twoja odpowiedź. Napisz, z jakim wyzwaniem mierzą się firmy z jego branży i co możesz dla niego zrobić. Oprzyj to zdanie na profilu klienta i mapie empatii, a nie na liście funkcji produktu.
- Call to action. Jedna prośba: krótka rozmowa albo spotkanie, żeby sprawdzić, czy temat jest u odbiorcy aktualny.
Konstrukcja to jedno, treść to drugie. Mail ma być ważny dla odbiorcy, czyli o nim, a nie o Tobie. Ma też być krótki, bo czyta go osoba, która ma bardzo mało czasu i często otwiera wiadomość w biegu.
30 gotowych kreacji
Przykłady cold maili z 30 branż
Zobacz przykładowe cold maile dla 30 branż, napisane według schematu, którego używamy w kampaniach InStream Group, z medianą kosztu leada w każdej branży (426 projektów).
Od: Michał Zawada, Norvik Cargo
Temat: wysyłki do Skandynawii
Dzień dobry Panie Tomaszu,
w firmach produkcyjnych, które eksportują na północ Europy, najczęściej słyszę o tym samym: niepełne ładunki czekają kilka dni, aż uzbiera się komplet.
Łączymy takie ładunki z wysyłkami innych nadawców, więc auto do Szwecji czy Norwegii wyjeżdża dwa razy w tygodniu, niezależnie od wielkości wysyłki.
Czy ten temat jest u Państwa aktualny? Jeśli tak, chętnie przyślę krótki opis, jak to działa.
Pozdrawiam
Michał Zawada
Norvik Cargo · +48 000 000 000
Od: Karolina Wierzba, Autopark Fleet
Temat: auta dla handlowców
Dzień dobry Pani Agnieszko,
w firmach dystrybucyjnych z dużym działem handlowym auta są często drugim kosztem po wynagrodzeniach, a każdy serwis czy szkoda to kilka dni bez samochodu.
Prowadzimy wynajem długoterminowy, w którym auto zastępcze podstawiamy w 24 godziny, a cała obsługa, od opon po ubezpieczenie, mieści się w jednej racie.
Czy mogę przesłać porównanie kosztów takiego modelu z leasingiem? To jedna strona.
Pozdrawiam
Karolina Wierzba
Autopark Fleet · +48 000 000 000
Od: Robert Kalinowski, Liftmark Polska
Temat: przestoje na magazynie
Dzień dobry Panie Piotrze,
w zakładach, gdzie magazyn pracuje na dwie lub trzy zmiany, awaria jednego wózka potrafi zatrzymać wydania na pół dnia.
Dostarczamy wózki z serwisem, który przyjeżdża w ciągu 8 godzin, a na czas naprawy zostawia maszynę zastępczą.
Czy flota wózków jest u Państwa w tym roku do przeglądu? Jeśli tak, przyślę krótką informację.
Pozdrawiam
Robert Kalinowski
Liftmark Polska · +48 000 000 000
Od: Anna Lisowska, Trakton GPS
Temat: paliwo w autach serwisowych
Dzień dobry Panie Krzysztofie,
w firmach serwisowych, które mają w trasie kilkadziesiąt aut, koszty paliwa i nadgodzin rzadko da się rozliczyć co do kursu.
Nasz system pokazuje trasę, postoje i zużycie paliwa każdego auta, a raport dla księgowości przychodzi raz w tygodniu, bez ręcznego liczenia.
Czy ten temat jest teraz dla Państwa ważny? Chętnie prześlę przykładowy raport.
Pozdrawiam
Anna Lisowska
Trakton GPS · +48 000 000 000
Od: Paweł Grzelak, Codehaven
Temat: zespół do projektu
Dzień dobry Pani Marto,
w firmach, które rozwijają własne systemy, plan na kwartał często się rozjeżdża, bo do jednego projektu brakuje dwóch, trzech programistów.
Dołączamy do takich zespołów developerów, którzy zaczynają w ciągu dwóch tygodni i pracują w Państwa narzędziach i rytmie.
Czy wzmocnienie zespołu jest u Państwa teraz tematem? Jeśli tak, odpiszę z krótkim opisem, jak zaczynamy.
Pozdrawiam
Paweł Grzelak
Codehaven · +48 000 000 000
Od: Ewa Domańska, Prodexa Systems
Temat: dane z produkcji w jednym miejscu
Dzień dobry Panie Andrzeju,
w zakładach produkcyjnych, z którymi rozmawiamy, zamówienia, magazyn i produkcja często żyją w trzech różnych plikach, a zamknięcie miesiąca trwa tydzień.
Wdrażamy system ERP przygotowany pod produkcję, w którym te dane są w jednym miejscu, a pierwszy moduł działa po około trzech miesiącach.
Czy porządkowanie systemów jest u Państwa w planach na najbliższy rok? Chętnie prześlę krótki opis wdrożenia.
Pozdrawiam
Ewa Domańska
Prodexa Systems · +48 000 000 000
Od: Tomasz Wilk, Serwerix
Temat: wymiana laptopów
Dzień dobry Panie Łukaszu,
w firmach, które co trzy lata wymieniają sprzęt dla kilkuset osób, najwięcej czasu zabiera nie zakup, tylko przygotowanie i rozwiezienie laptopów.
Dostarczamy komputery już skonfigurowane, z zainstalowanym oprogramowaniem, prosto na biurka albo do domów pracowników, a stary sprzęt odbieramy.
Czy wymiana sprzętu jest u Państwa planowana w najbliższych miesiącach? Mogę przesłać krótką informację.
Pozdrawiam
Tomasz Wilk
Serwerix · +48 000 000 000
Od: Jakub Sobczak, Automex Engineering
Temat: starsze linie produkcyjne
Dzień dobry Panie Marcinie,
w zakładach, które pracują na starszych liniach, najwięcej przestojów bierze się ze sterowania, do którego trudno już kupić części.
Modernizujemy sterowanie istniejących maszyn bez wymiany całej linii, zwykle w czasie zaplanowanego postoju.
Czy taki temat jest u Państwa aktualny? Jeśli tak, przyślę krótki opis jednej modernizacji.
Pozdrawiam
Jakub Sobczak
Automex Engineering · +48 000 000 000
Od: Natalia Brzezińska, Sentiro Security
Temat: NIS2 i monitoring sieci
Dzień dobry Pani Katarzyno,
w firmach, które obejmują przepisy NIS2, najczęściej brakuje osoby, która pilnuje sieci w nocy i w weekendy.
Prowadzimy centrum monitoringu, które obserwuje sieć całą dobę i reaguje na incydent w ciągu 15 minut, bez zatrudniania nowych osób w Państwa IT.
Czy ten temat jest u Państwa na agendzie? Mogę przesłać krótką listę, co obejmuje taki monitoring.
Pozdrawiam
Natalia Brzezińska
Sentiro Security · +48 000 000 000
Od: Dariusz Malec, Fibrenet Industrial
Temat: zasięg na hali
Dzień dobry Panie Grzegorzu,
w dużych halach i magazynach często są miejsca, gdzie skanery i tablety tracą zasięg, a pracownicy wracają do biura, żeby zatwierdzić zlecenie.
Projektujemy i budujemy sieci Wi-Fi i światłowodowe dla zakładów, z pomiarem zasięgu przed montażem i po nim.
Czy brak zasięgu jest u Państwa problemem? Jeśli tak, chętnie opiszę, od czego zwykle zaczynamy.
Pozdrawiam
Dariusz Malec
Fibrenet Industrial · +48 000 000 000
Od: Bartosz Nowicki, Velto Mobile
Temat: abonamenty służbowe
Dzień dobry Pani Joanno,
w firmach, które mają kilkadziesiąt numerów służbowych, umowy często kończą się w różnych terminach, a faktury trudno przypisać do działów.
Przenosimy takie numery do jednej umowy z jednym terminem i fakturą z podziałem na działy, bez przerwy w działaniu telefonów.
Czy porządkowanie abonamentów jest u Państwa tematem w tym roku? Mogę przesłać krótką informację.
Pozdrawiam
Bartosz Nowicki
Velto Mobile · +48 000 000 000
Od: Olga Pietrzak, Bonavio
Temat: benefity, z których ktoś korzysta
Dzień dobry Pani Moniko,
w firmach, w których pracują i biura, i zakłady, ten sam pakiet benefitów rzadko pasuje wszystkim, więc część kart leży w szufladach.
Prowadzimy platformę, w której każdy pracownik sam wybiera z puli punktów: kino, sport, zakupy albo opiekę medyczną, a dział HR widzi, z czego ludzie korzystają.
Czy przegląd benefitów jest u Państwa w planach? Chętnie prześlę opis, jak wygląda wdrożenie.
Pozdrawiam
Olga Pietrzak
Bonavio · +48 000 000 000
Od: Sylwia Kaczmarek, Workforia
Temat: ludzie na sezon
Dzień dobry Panie Rafale,
w zakładach produkcyjnych przed sezonem najtrudniej znaleźć kilkadziesiąt osób na kilka miesięcy tak, żeby zaczęły pracę w tym samym tygodniu.
Rekrutujemy pracowników tymczasowych i zajmujemy się ich zatrudnieniem, rozliczeniem i zastępstwami, więc dział HR nie dostaje dodatkowej pracy.
Czy zapotrzebowanie na ludzi w szczycie sezonu jest u Państwa tematem? Jeśli tak, przyślę krótki opis współpracy.
Pozdrawiam
Sylwia Kaczmarek
Workforia · +48 000 000 000
Od: Adam Rutkowski, Lingvo Pro
Temat: angielski dla zespołu
Dzień dobry Pani Ewelino,
w firmach, w których coraz więcej rozmów z klientami toczy się po angielsku, kursy grupowe w biurze często się rozpadają, bo ludzie nie mogą być na zajęciach o jednej godzinie.
Prowadzimy lekcje online jeden na jeden, które pracownik umawia sam, a dział HR dostaje co miesiąc raport z obecności i postępów.
Czy szkolenia językowe są u Państwa w planie na przyszły rok? Mogę przesłać przykładowy raport.
Pozdrawiam
Adam Rutkowski
Lingvo Pro · +48 000 000 000
Od: Magdalena Szulc, Kredyton
Temat: niezapłacone faktury
Dzień dobry Panie Wojciechu,
w firmach, które sprzedają z odroczonym terminem płatności, jeden duży odbiorca, który przestaje płacić, potrafi zjeść zysk z całego kwartału.
Ubezpieczamy należności handlowe: sprawdzamy odbiorców przed sprzedażą, a jeśli faktura nie zostanie zapłacona, wypłacamy większość jej wartości.
Czy ryzyko niezapłaconych faktur jest u Państwa tematem? Chętnie przyślę krótki opis, jak to działa.
Pozdrawiam
Magdalena Szulc
Kredyton · +48 000 000 000
Od: Igor Wasilewski, Paylando
Temat: płatności w sklepie za granicą
Dzień dobry Panie Kamilu,
w sklepach internetowych, które sprzedają także za granicę, część klientów rezygnuje przy płatności, bo nie widzi znanej sobie metody.
Udostępniamy w jednej integracji płatności z kilkunastu krajów, od BLIK-a po lokalne przelewy w Czechach czy Niemczech.
Czy rozszerzenie metod płatności jest u Państwa w planach? Jeśli tak, przyślę listę dostępnych metod.
Pozdrawiam
Igor Wasilewski
Paylando · +48 000 000 000
Od: Beata Zielińska, Asekuro Broker
Temat: polisy w jednym terminie
Dzień dobry Panie Jarosławie,
w firmach, które mają kilka aut, magazyn i maszyny, polisy często są w różnych towarzystwach i odnawiają się w różnych miesiącach.
Zbieramy takie ubezpieczenia w jeden program z jednym terminem odnowienia i jedną osobą do kontaktu przy szkodzie.
Czy przegląd ubezpieczeń jest u Państwa planowany przed kolejnym odnowieniem? Mogę przesłać krótką informację.
Pozdrawiam
Beata Zielińska
Asekuro Broker · +48 000 000 000
Od: Michał Ostrowski, Kanvara Advisory
Temat: zmiana pokoleniowa w zarządzie
Dzień dobry Panie Zbigniewie,
w firmach rodzinnych, w których zarząd przechodzi na kolejne pokolenie, najwięcej sporów dotyczy nie strategii, tylko tego, kto o czym decyduje.
Pomagamy zarządom ułożyć podział ról, budżet i plan na trzy lata, zanim zmiana zostanie ogłoszona zespołowi.
Czy taki temat jest u Państwa aktualny? Jeśli tak, chętnie opowiem, od czego zaczynamy.
Pozdrawiam
Michał Ostrowski
Kanvara Advisory · +48 000 000 000
Od: Konrad Michalski, Opinea Research
Temat: dlaczego klienci odchodzą
Dzień dobry Pani Justyno,
w firmach, które sprzedają w modelu abonamentowym, najtrudniej ustalić, dlaczego część klientów nie przedłuża umowy, bo rzadko mówią to wprost.
Rozmawiamy z byłymi i obecnymi klientami i w ciągu 4 tygodni przekazujemy raport z powodami odejść i propozycjami zmian.
Czy taki temat jest u Państwa teraz ważny? Mogę przesłać przykładowy spis treści raportu.
Pozdrawiam
Konrad Michalski
Opinea Research · +48 000 000 000
Od: Wiktoria Adamczyk, Rankova
Temat: widoczność w Google i AI
Dzień dobry Panie Sebastianie,
w firmach B2B, których klienci coraz częściej pytają o dostawcę ChatGPT, a nie Google, trudno sprawdzić, czy firma w ogóle pojawia się w tych odpowiedziach.
Nasze narzędzie co tydzień sprawdza pozycje w Google i w odpowiedziach AI dla wybranych fraz i pokazuje, które strony konkurencji są cytowane.
Czy widoczność w wyszukiwarkach AI jest u Państwa tematem? Chętnie prześlę przykładowy raport.
Pozdrawiam
Wiktoria Adamczyk
Rankova · +48 000 000 000
Od: Paulina Krawczyk, Medivo Care
Temat: lekarz dla zespołu w kilku miastach
Dzień dobry Pani Doroto,
w firmach, w których pracownicy są rozproszeni po kilku miastach, pakiet medyczny często działa dobrze tylko w jednym z nich.
Zapewniamy pakiety z placówkami w ponad 200 miejscowościach i konsultacją online tego samego dnia, a dział HR ma jeden panel do zarządzania listą osób.
Czy przegląd opieki medycznej jest u Państwa w planach? Chętnie prześlę krótką informację.
Pozdrawiam
Paulina Krawczyk
Medivo Care · +48 000 000 000
Od: Łukasz Pawlak, Solvento Energia
Temat: rachunki za prąd w zakładzie
Dzień dobry Panie Henryku,
w zakładach, które pracują w dzień i mają duży dach hali, prąd z własnej instalacji często pokrywa dużą część zużycia w godzinach pracy.
Projektujemy i budujemy instalacje fotowoltaiczne dla firm, zaczynając od analizy faktur za ostatni rok, żeby policzyć, ile da się realnie zaoszczędzić.
Czy koszty energii są u Państwa teraz ważnym tematem? Jeśli tak, przyślę opis, jak wygląda taka analiza.
Pozdrawiam
Łukasz Pawlak
Solvento Energia · +48 000 000 000
Od: Marek Jabłoński, Termaxa
Temat: dostawy na budowę
Dzień dobry Panie Stanisławie,
w firmach wykonawczych najwięcej nerwów kosztują dostawy, które przychodzą dzień po terminie, gdy ekipa już czeka na budowie.
Produkujemy materiały elewacyjne i dowozimy je własnym transportem w ustalonym dwugodzinnym oknie, prosto na plac budowy.
Czy dobór dostawcy na kolejne inwestycje jest u Państwa tematem? Mogę przesłać krótką informację o asortymencie.
Pozdrawiam
Marek Jabłoński
Termaxa · +48 000 000 000
Od: Wojciech Bielecki, Fixtona
Temat: drobne elementy, które zatrzymują linię
Dzień dobry Pani Aleksandro,
w zakładach produkcyjnych brak drobnych elementów złącznych potrafi zatrzymać linię, choć to najtańsza pozycja w całym zamówieniu.
Prowadzimy dostawy w systemie Kanban: pilnujemy stanów w Państwa regałach i uzupełniamy je, zanim czegoś zabraknie.
Czy zaopatrzenie w elementy złączne jest u Państwa do uporządkowania? Chętnie przyślę opis, jak to działa.
Pozdrawiam
Wojciech Bielecki
Fixtona · +48 000 000 000
Od: Grażyna Lis, Portalex
Temat: drzwi do nowych inwestycji
Dzień dobry Panie Arkadiuszu,
w firmach deweloperskich drzwi wejściowe do mieszkań często zamawia się na ostatnią chwilę, a terminy produkcji opóźniają odbiory.
Produkujemy drzwi do mieszkań z atestami akustycznymi i przeciwpożarowymi, a montaż w całym budynku robi nasza ekipa.
Czy wybór dostawcy drzwi jest u Państwa przed kolejną inwestycją? Mogę przesłać krótką informację.
Pozdrawiam
Grażyna Lis
Portalex · +48 000 000 000
Od: Monika Szymańska, Crunchwell
Temat: przekąski z krótkim składem
Dzień dobry Panie Damianie,
w sieciach handlowych kategoria przekąsek szybko się zmienia i coraz częściej klienci szukają produktów z krótkim składem.
Produkujemy przekąski bez dodatku cukru i konserwantów, a dla sieci przygotowujemy też marki własne z dostawami na cały kraj.
Czy nowe produkty w tej kategorii są u Państwa tematem? Chętnie przyślę krótki opis asortymentu.
Pozdrawiam
Monika Szymańska
Crunchwell · +48 000 000 000
Od: Natalia Wróbel, Aurenia Cosmetics
Temat: kosmetyki w pokojach hotelowych
Dzień dobry Pani Izabelo,
w hotelach, które chcą wyróżnić się standardem, kosmetyki w łazience są jedną z pierwszych rzeczy, które goście komentują w opiniach.
Produkujemy naturalne kosmetyki hotelowe w opakowaniach wielokrotnego użytku, z nadrukiem logo hotelu.
Czy zmiana kosmetyków w pokojach jest u Państwa tematem? Mogę przesłać próbki do przetestowania.
Pozdrawiam
Natalia Wróbel
Aurenia Cosmetics · +48 000 000 000
Od: Kamila Duda, Logiparkia
Temat: magazyn na szczyt sezonu
Dzień dobry Panie Mariuszu,
w firmach e-commerce przed szczytem sezonu najczęściej brakuje nie towaru, tylko miejsca na jego składowanie i kompletację.
Wynajmujemy powierzchnie magazynowe na krótki okres, od trzech miesięcy, w parkach przy autostradach A1 i A2.
Czy dodatkowe miejsce w magazynie będzie u Państwa potrzebne w najbliższych miesiącach? Jeśli tak, przyślę listę lokalizacji.
Pozdrawiam
Kamila Duda
Logiparkia · +48 000 000 000
Od: Agata Sikora, Kwartalnik Pułap
Temat: dotarcie do zarządów
Dzień dobry Panie Przemysławie,
w firmach, które sprzedają usługi dla zarządów, najtrudniej dotrzeć do prezesów, bo rzadko klikają w reklamy.
Wydajemy kwartalnik biznesowy, który trafia do kilku tysięcy prezesów i członków zarządów, z rozmowami z ekspertami z różnych branż.
Czy taki kanał dotarcia jest u Państwa tematem w planie na przyszły rok? Mogę przesłać ostatnie wydanie.
Pozdrawiam
Agata Sikora
Kwartalnik Pułap · +48 000 000 000
Od: Henryk Kowal, Ecorevo Recykling
Temat: odpady z produkcji i BDO
Dzień dobry Panie Leszku,
w zakładach produkcyjnych odpady często odbiera kilka firm, a każda prowadzi własną ewidencję w BDO, więc łatwo o braki w dokumentach.
Odbieramy większość rodzajów odpadów przemysłowych w jednym harmonogramie i prowadzimy za Państwa całą dokumentację w BDO.
Czy uporządkowanie odbioru odpadów jest u Państwa tematem? Chętnie przyślę krótki opis współpracy.
Pozdrawiam
Henryk Kowal
Ecorevo Recykling · +48 000 000 000
Przykładowe maile napisane według naszego schematu. Mediana CPL dotyczy branży (426 projektów InStream Group, stan 10.06.2026).
Chcę taką kampanię w mojej branżyPierwszy mail do potencjalnego klienta: przykładowy mail typu PPP
Jeśli piszesz pierwszy mail do potencjalnego klienta, zacznij od prostego schematu PPP (praise, picture, push): doceń odbiorcę, powiąż swoją ofertę z jego działalnością i zaproponuj jeden krok. Tak wygląda przykładowy mail zbudowany według tego schematu.
Brak odpowiedzi na pierwszą wiadomość to norma. Wyślij kolejną, a potem jeszcze jedną, za każdym razem z innym argumentem. W follow-upach sprawdzają się zdania:
- „Czy udało się Panu przeczytać moją poprzednią wiadomość?”
- „Jeśli znajdzie Pani chwilę na rozmowę telefoniczną, chętnie dowiem się, jakie są Państwa potrzeby.”
- „Tak jak wspomniałem wcześniej, myślę, że możemy pomóc w uporządkowaniu tego tematu.”
W ostatniej wiadomości daj odbiorcy wybór powodu, dla którego nie odpisuje: temat go nie dotyczy, nie ma teraz czasu albo decyzję podejmuje ktoś inny.
Typy cold maila: BAB, AIDA, PAS, PPP i SSS
Każdy z tych schematów składa się z tych samych elementów konstrukcji, tylko w innej kolejności. Możesz z nich budować różne wersje maila i testować je na podobnych grupach odbiorców.
- BAB: before, after, bridge
- Wskazujesz problem odbiorcy, opisujesz sytuację, w której tego problemu nie ma, a na koniec pokazujesz swoje rozwiązanie jako most między jednym a drugim i proponujesz rozmowę.
- AIDA: attention, interest, desire, action
- Zaczynasz od informacji o odbiorcy, mówisz, że pracujesz z podobnymi firmami, pokazujesz, co może zyskać, i kończysz jednym konkretnym krokiem.
- PAS: problem, agitate, solve
- Nazywasz problem, pokazujesz, czym grozi jego odkładanie, i proponujesz rozwiązanie wraz z rozmową.
- PPP: praise, picture, push
- Doceniasz odbiorcę, łączysz swój produkt z jego działalnością i proponujesz działanie: spotkanie, rozmowę albo materiał do przeczytania.
- SSS: star, story, solution
- Mówisz, kim jesteś, opowiadasz, jak rozwiązałeś podobny problem u innej firmy, i pokazujesz, jak to samo może zadziałać u odbiorcy.
Dostarczalność
Bezpieczny cold mailing: SPF, DKIM i dogrzewanie
Cold mailing jest bezpieczny dla Twojej firmy, gdy wysyłka idzie z osobnej, uwierzytelnionej infrastruktury, a nie z głównej domeny i jednej skrzynki. Od 1 lutego 2024 r. Google wymaga od wszystkich nadawców SPF lub DKIM i wskaźnika zgłoszeń spamu poniżej 0,3%, a przy ponad 5 000 wiadomości dziennie także DMARC.
Sprawdź swoją kampanię
| Ryzykowny cold mailing | Bezpieczny cold mailing | |
|---|---|---|
| Domena | wysyłka z domeny głównej firmy | osobne subdomeny, domena główna poza wysyłką |
| Uwierzytelnienie | brak SPF i DKIM | SPF, DKIM, DMARC skonfigurowane i zweryfikowane |
| Skrzynki | jedna skrzynka, setki maili dziennie | 20–40 dogrzanych skrzynek, mała wysyłka z każdej |
| Baza | kupiona lista, niesprawdzone adresy | baza budowana pod target, adresy zweryfikowane |
| Treść | oferta, linki i załączniki w 1. mailu | pytanie i zaproszenie do rozmowy, bez załączników |
| Stopka | brak danych nadawcy i wypisu | stopka handlowa z uzasadnieniem RODO |
| Kontrola | nikt nie patrzy na wyniki | dział IT monitoruje wysyłkę na bieżąco |
Jak robimy to w InStream Group
- Subdomeny i serwery dedykowane
- 20–40 skrzynek z dogrzewaniem
- SPF i DKIM
- Kodowane stopki
- Stały monitoring działu IT
Wymagania Gmaila, Yahoo i Microsoftu
Trzej najwięksi dostawcy poczty mają dziś podobne zasady dla nadawców. Najostrzejsze dotyczą nadawców masowych, czyli domen wysyłających ponad 5 000 wiadomości dziennie do danego dostawcy.
| Dostawca | Każdy nadawca | Nadawca masowy |
|---|---|---|
| Gmail | SPF lub DKIM, zgłoszenia spamu poniżej 0,3% | SPF i DKIM, DMARC zgodny z domeną nadawcy, łatwy wypis z wiadomości marketingowych (wytyczne Google) |
| Yahoo | SPF lub DKIM, zgłoszenia spamu poniżej 0,3%, poprawne rekordy DNS | SPF i DKIM, DMARC co najmniej p=none, wypis jednym kliknięciem i realizacja wypisu w ciągu 2 dni (Yahoo Sender Hub) |
| Microsoft (Outlook, Hotmail, Live) | SPF, DKIM i DMARC zalecane | od 5 maja 2025 r. SPF, DKIM i DMARC obowiązkowo; wiadomości bez nich trafiają do folderu wiadomości-śmieci albo są odrzucane (ogłoszenie Microsoftu) |
W InStream Group każda subdomena wysyłkowa ma SPF, DKIM i DMARC, wysyłka jest rozłożona na 20–40 skrzynek, a dział IT na bieżąco pilnuje zgłoszeń spamu i odbić.
TXT s1._domainkey v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBgkqh…
TXT _dmarc v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@nordvell-mail.example
Sekwencja i godziny
Kiedy wysyłać cold maile i jak ułożyć sekwencję
Połowa odpowiedzi na cold maile przychodzi między 10:00 a 14:00 czasu odbiorcy, a wiadomości wysłane między 12:00 a 15:00 dostają o około 10% więcej odpowiedzi niż średnia kampanii. To wnioski z 19,4 mln wiadomości w 7 644 kampaniach InStream Group (styczeń 2025 – wrzesień 2026).
Sekwencja 4 wiadomości
- Dzień 1
Mail 1
Pierwszy kontakt: intro, pytanie, propozycja rozmowy
- Dzień 3–4
Follow-up 1
Krótkie przypomnienie w tym samym wątku
- Dzień 8–10
Follow-up 2
Nowy argument: przykład lub wynik z branży odbiorcy
- Dzień 14–18
Follow-up 3
Zamknięcie wątku: pytanie, czy wrócić do tematu później
Co liczymy jako sukces
Hot lead to osoba z zaakceptowanej bazy, która w odpowiedzi wyraźnie chce dalszej rozmowy i zostawia telefon lub e-mail.
Re: wysyłki do Skandynawii
Dzień dobry, temat jest dla nas aktualny. Proszę o kontakt w czwartek po 10:00, tel. +48 6** *** ***. Pozdrawiam, Kazimierz
Przykład odpowiedzi hot leada (dane fikcyjne)Jakie wyniki mierzyć w kampanii cold mailingowej
| Wskaźnik | Co mówi | Punkt odniesienia w kampaniach InStream Group |
|---|---|---|
| Współczynnik odpowiedzi | ilu odbiorców w ogóle odpisało | ok. 2% (386 922 odpowiedzi na 19,4 mln wiadomości, styczeń 2025 – wrzesień 2026) |
| Hot leady | ilu odbiorców poprosiło o spotkanie, ofertę albo kontakt i zostawiło telefon oraz e-mail | minimum 5 miesięcznie w abonamencie; słabsze odpowiedzi liczymy w proporcji 3:1 |
| Koszt hot leada | ile płacisz za jedną realną szansę sprzedaży | mediana 664 zł, 72% kampanii poniżej 1 000 zł (426 projektów, stan na 10.06.2026) |
| Zgłoszenia spamu | czy treść i baza są dopasowane do odbiorców | poniżej 0,3%, jak wymagają Google i Yahoo |
| Odbicia | czy baza jest aktualna | adresy weryfikujemy przed wysyłką, żeby chronić reputację domeny |
| Spotkania i umowy | czy leady zamieniają się w sprzedaż | etap każdego leada widzisz w panelu klienta |
Raport godzin odpowiedzi
- 11:00–12:00szczyt odpowiedzi (13,7% wszystkich)
- 88,7%odpowiedzi między 8:00 a 17:00
- 10:00–14:00połowa wszystkich odpowiedzi
- 25,7%odpowiedzi przychodzi w poniedziałek
- 1,31indeks wysyłki we wtorek (najwyższy)
- 1,24indeks wysyłki w środę
- 2,4%odsetek odpowiedzi: kierownik i specjalista
- 2,1%odsetek odpowiedzi: dyrektor
- 1,9%odsetek odpowiedzi: prezes i zarząd
- 68 minmediana od ostatniego maila do odpowiedzi
- 36%odpowiedzi w ciągu 30 minut
- 60%odpowiedzi w ciągu 2 godzin
Obserwacja na danych z kampanii InStream Group, nie eksperyment. Czas lokalny odbiorcy. Dane: 19 391 810 wiadomości, 386 922 odpowiedzi, 7 644 kampanie, 1.01.2025–18.09.2026.
Jak pracujemy
Dowiedz się, jak robimy cold mailing w InStream Group
Przy każdej kampanii pracuje zespół 5 specjalistów: project manager, data miner, dział kreatywny, IT i dział prawny. W 3 minuty zobaczysz, co robi każdy z nich i co dostajesz Ty.
Cold mailing to krótka, biznesowa wiadomość wysłana w imieniu Twojego handlowca do osoby, która decyduje o zakupie. Jej celem jest zaproszenie do rozmowy i początek relacji.
Cold mailing to krótka, biznesowa wiadomość wysłana w imieniu Twojego handlowca do osoby, która decyduje o zakupie. Jej celem jest zaproszenie do rozmowy i początek relacji.
To nie jest masowa wysyłka. Każda wiadomość trafia do starannie wybranej osoby, z treścią dopasowaną do jej branży i stanowiska.
Bazę budujemy od zera pod Twój target: kraj i region, branżę, wielkość firmy, stanowisko decydenta i wykluczenia. Zwykle w czterdzieści osiem godzin przekazujemy ją Tobie do akceptacji.
Największą zaletą tej metody jest skala. Baza rośnie co miesiąc. My dopasowujemy rezultaty do Twoich potrzeb i pilnujemy jakości każdego kontaktu.
Ty mówisz, kim jest Twój klient. My docieramy do niego w Polsce albo w ponad czterdziestu krajach świata, aż do konkretnego regionu i konkretnej osoby.
Skuteczność kampanii opiera się na czterech elementach: jakościowej bazie, skutecznych komunikatach, technologii chroniącej Twoją domenę i wiedzy prawnej z przepisów każdego kraju.
W Sales House dostajesz trzy warstwy naraz: infrastrukturę technologiczną, zasoby, czyli bazy i systemy do obsługi kampanii, oraz zespół ludzi, który nad nimi pracuje.
Nad Twoim projektem czuwa pięcioosobowy zespół: project manager, data miner, dział kreatywny, dział prawny i dział IT.
Współpraca ma charakter długoterminowy. Co miesiąc dostajesz nowe bazy, aktualizację strategii i spotkanie podsumowujące. Co dziewięćdziesiąt dni spotykamy się na spotkaniu strategicznym.
Wszystkie wyniki widzisz w dedykowanym panelu klienta: każdy lead z pełną treścią odpowiedzi, danymi firmy i analizą konwersji. Leady przenosisz do swojego CRM.
Za nami ponad trzy tysiące zrealizowanych projektów. Każdego miesiąca wspieramy ponad dwieście firm. Umów rozmowę i sprawdź, co cold mailing może zrobić dla Twojej sprzedaży.
Strzałki, gest przesunięcia lub klik w miniaturę
Tekst lektora do tego slajdu
Cold Mailing 2.0 to sposób na stały dopływ nowych rozmów z firmami, do których chcesz dotrzeć. Zamiast masowej wysyłki docieramy do starannie dobranych decydentów z krótką, osobistą wiadomością. Ty skupiasz się na rozmowach a resztę bierze na siebie nasz zespół.
Skuteczna kampania to nie jeden dobry mail. To połączenie dobrze dobranej bazy, bezpiecznej infrastruktury, zgodności z prawem i przemyślanej komunikacji. Każdym z tych obszarów zajmuje się u nas osobny specjalista, dlatego nic nie zostaje przypadkowi.
Bazę budujemy tak, żeby trafiać tylko do firm, które naprawdę pasują do Twojej oferty. Pomijamy Twoich obecnych klientów i partnerów. Zanim wyślemy pierwszą wiadomość, akceptujesz bazę, więc wiesz dokładnie, do kogo piszemy w Twoim imieniu.
Odbiorca dostaje krótką wiadomość, która brzmi jak list od człowieka zamiast reklamy. Sekwencję układamy pod Twój cel: wejście na nowy rynek, test popytu albo spotkania na targach. Kolejne wiadomości taktownie przypominają o Tobie aż do odpowiedzi.
Działamy w pełni legalnie w każdym kraju, do którego wysyłamy. Dział prawny pilnuje przepisów a każdy odbiorca może w prosty sposób zrezygnować z kontaktu. Dzięki temu Twoja marka pozostaje bezpieczna.
Wysyłka wymaga zaplecza, którego nie warto budować samodzielnie. Wysyłamy z osobnych domen kampanijnych, więc Twoja główna domena pozostaje nietknięta. Nasz dział IT dba o to, żeby wiadomości trafiały do skrzynek odbiorców a nie do spamu.
Nad Twoją kampanią pracuje cały zespół specjalistów zamiast jednej osoby. Korzysta z naszych baz, szablonów i doświadczenia, które zdobyliśmy w sprzedaży B2B. Wszystko spina platforma Lead Astra, więc każda odpowiedź od razu trafia do Ciebie.
W platformie Lead Astra widzisz kampanię na bieżąco, bez czekania na raport. Każda odpowiedź jest oceniona a najlepsze leady przechodzą prosto do Twojego CRM. Twój zespół handlowy może działać od razu.
Co miesiąc dostajesz raport, w którym porównujesz wyniki z gwarancją zapisaną w umowie. Dzięki temu wiesz, za co płacisz i jak rozwija się kampania. Wnioski z raportu wykorzystujemy w kolejnym cyklu, żeby każdy miesiąc był lepszy od poprzedniego.
Współpraca ma stały rytm, dzięki któremu zawsze wiesz, co się dzieje. Pierwszy miesiąc to przygotowanie, potem kampania pracuje i co miesiąc dostaje nowe bazy. Co 90 dni siadamy razem do strategii i decydujemy o kolejnych krokach.
Cold Mailing 2.0 to abonament od 6 500 zł netto miesięcznie, bez limitu kampanii i skrzynek. Minimalną liczbę Hot Leadów gwarantujemy w umowie. Jeśli wolisz płacić za efekt, możesz wybrać rozliczenie za Hot Leada.
Prawo
Czy cold mailing jest legalny? PKE i RODO
Cold mailing w Polsce jest legalny, jeśli pierwsza wiadomość nie jest informacją handlową, a dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z RODO. Od 10 listopada 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (art. 398) zakazuje wysyłania e-mailem informacji handlowej bez wcześniejszej zgody, także do firm.
- 1
Pierwszy mail to pytanie, nie oferta
Bez cennika, oferty i załączników. Pytamy, czy temat jest aktualny i czy odbiorca zgadza się na rozmowę. Ofertę wysyła handlowiec dopiero po odpowiedzi. Tak pozyskujemy dla Ciebie zgodę, na podstawie której prowadzisz dalszy kontakt handlowy.
- 2
Podstawa przetwarzania danych
Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), służbowe dane kontaktowe z publicznych źródeł i dopasowanie do stanowiska odbiorcy.
- 3
Obowiązek informacyjny w stopce
Kto jest administratorem, w jakim celu i na jakiej podstawie piszemy, skąd mamy dane, jakie prawa ma odbiorca (art. 14 RODO).
- 4
Sprzeciw i wypis zawsze działają
Odpowiedź „nie” lub prośba o usunięcie oznacza usunięcie adresu i blokadę przed kolejnymi kampaniami.
Przykład stopki (fikcyjna firma)
Jan Nowak · Business Development Manager · +48 000 000 000 · nordvell.example
Niniejsza wiadomość została wysłana przez Nordvell Group sp. z o.o. Administratorem Pana/Pani danych jest Nordvell Group sp. z o.o., [adres]. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane pozyskaliśmy z publicznie dostępnych źródeł: rejestru KRS, strony internetowej Państwa firmy i LinkedIn. Przysługuje Panu/Pani prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i sprzeciwu. Jeśli nie chce Pan/Pani otrzymywać wiadomości, proszę odpisać „nie”.
Co dzieje się z odpowiedzią
- Hot lead (chce rozmowy, podaje kontakt)→ Powiadomienie w panelu klienta i przekazanie do handlowca
- Pytanie lub „proszę o więcej informacji”→ Odpowiada project manager, cel: umówienie rozmowy
- „Nie jestem zainteresowany”→ Oznaczenie w systemie, koniec sekwencji
- Sprzeciw lub prośba o usunięcie→ Usunięcie adresu i blokada w kolejnych kampaniach
Jak robimy to w InStream Group
Stopka handlowa z uzasadnieniem prawnym w każdej wiadomości. Bazę akceptujesz po nazwie firmy, stanowisku i stronie www. Przepisy każdego kraju wysyłki sprawdza nasz dział prawny, a certyfikat zgodności z GDPR i pozytywne opinie prawne udostępniamy klientom do wglądu.
Kto odpowiada za dane w kampanii
W kampaniach InStream Group administratorem danych odbiorców jesteśmy my. Sami budujemy bazę pod uzgodniony z Tobą profil klienta, przetwarzamy dane w naszym środowisku i kontrolujemy infrastrukturę wysyłki, więc to my wykonujemy obowiązek informacyjny i realizujemy prawa osób, do których piszemy. Ty stajesz się administratorem danych dopiero tych hot leadów, które Ci przekazujemy.
Jak stosujemy art. 398 PKE
Po zmianie przepisów pojawiły się głosy, że cold mailing jest zakazany tylko wtedy, gdy jednocześnie używa się urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących. Prezes UKE już na gruncie dawnego art. 172 Prawa telekomunikacyjnego nakładał kary także za spełnienie jednej z tych przesłanek, dlatego trzymamy się interpretacji organu, który nakłada kary. Podstawą legalności naszych kampanii jest brak informacji handlowej w pierwszej wiadomości: piszemy wyłącznie do firm i pytamy o zgodę na dalszy kontakt.
Co grozi za cold mailing niezgodny z prawem
| Organ | Za co | Maksymalna kara |
|---|---|---|
| Prezes UKE | informacja handlowa wysłana e-mailem bez zgody (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej) | do 3% przychodu z poprzedniego roku albo do 1 000 000 zł, stosuje się kwotę wyższą (art. 446 ust. 5 PKE) |
| Prezes UODO | przetwarzanie danych bez podstawy prawnej albo bez obowiązku informacyjnego (RODO) | do 20 mln euro albo do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu, stosuje się kwotę wyższą (art. 83 ust. 5 RODO) |
Firma, która dostała niezamówioną informację handlową, może też dochodzić roszczeń z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. To informacja ogólna, nie porada prawna. Źródła: Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221), RODO, wytyczne Google dla nadawców, wymagania Yahoo dla nadawców, wymagania Microsoftu dla nadawców masowych, Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Koszt leada
Na jaki koszt leada możesz liczyć?
Mediana kosztu hot leada w kampaniach cold mailingowych InStream Group to 664 zł, a 72% kampanii zamyka się poniżej 1 000 zł (426 projektów, stan na 10.06.2026).
Mediana CPL w branży przemysł i produkcja: 666 zł za lead (30 kampanii).
Mediana całego portfela: 664 zł. 72% kampanii ma CPL do 1 000 zł.
Policz CPL dla swojej firmySkładowe Twojej kampanii
- Baza szyta na miaręBudowana pod Twój target, zwykle w 48 godzin gotowa do akceptacji.
- Wiadomość w 4 elementachIntro, pytania, sales pitch i jedno proste wezwanie do działania.
- Sekwencja 4 mailiWiadomość i trzy follow-upy: dzień 1, 3–4, 8–10 i 14–18.
- Stopka z uzasadnieniem prawnymStopka handlowa i informacja RODO w każdej wiadomości.
- Infrastruktura wysyłkiSubdomeny, dedykowane serwery i 20–40 skrzynek z dogrzewaniem.
- Hot lead zapisany w umowieOsoba, która wyraźnie chce rozmowy i zostawia telefon oraz e-mail.
Mediana z realizacji InStream Group, stan na 10.06.2026 (426 projektów). Rzeczywisty koszt zależy od oferty, rynku i targetu.
Kampania krok po kroku z InStream Group
Kampania cold mailingowa w InStream Group ma 5 etapów, od strategii i bazy po hot leady w panelu klienta. Każdy etap pokazujemy w krótkim filmie.
Czym jest cold email
Wiadomość szyta na miarę, wysłana w imieniu Twojego handlowca, i zespół specjalistów w Twoim projekcie.
Targetowanie i bazy
Strategia, rynki od regionu po cały świat i baza z naszych systemów, którą akceptujesz przed startem.
Komunikacja
Treść pod odbiorcę, sekwencja kilku wiadomości i stopka spójna z profilem nadawcy na LinkedIn.
Wsparcie prawne i techniczne
Dedykowane domeny i skrzynki, stały monitoring dostarczalności i zgodność z RODO oraz PKE.
Wyniki i panel klienta w CRM
Hot Leady w panelu klienta, etap każdego leada i wyniki porównywane z gwarancją z umowy.
Tak, jeśli kampania jest dobrze przygotowana. Cold mailing nie działa „sam z siebie”: o wyniku decyduje to, do kogo piszesz, co piszesz i czy Twój zimny mail w ogóle trafia do skrzynki odbiorczej.
Co zależy od Ciebie
Rozpoznawalność Twojej marki, cena i unikalność produktu, moment na rynku, reputacja Twojej domeny oraz target, który narzucasz kampanii.
Co zależy od zespołu kampanii
Jakość treści i jej dopasowanie do bazy, temat wiadomości, dobór i świeżość bazy, godziny i model wysyłki, wolumen prospektów, konfiguracja skrzynek i SPF, codzienny monitoring oraz doświadczenie project managera w Twojej branży.
Wybierając wykonawcę, zapytaj, jak agencja cold email pracuje nad każdym z tych elementów i kto w zespole za nie odpowiada.
Baza danych do cold mailingu i segmentacja
Ogólna baza, na przykład wszystkie firmy produkcyjne w regionie, jest tańsza. Zawiera jednak firmy, dla których Twoja oferta nie ma sensu. Dlatego bazę danych do cold mailingu dzielimy na segmenty: branżę, wielkość firmy, region, stanowisko odbiorcy i rozwiązania, z których firma już korzysta. Każdy segment dostaje własną wersję wiadomości, bo dyrektor produkcji w dużym zakładzie ma inne problemy niż właściciel kilkuosobowej firmy. Bazę dostajesz do akceptacji zwykle w 48 godzin i akceptujesz ją po nazwie firmy, stanowisku i stronie www, nigdy po adresach e-mail.
Jak mierzymy skuteczność
Liczymy hot leady, czyli osoby z zaakceptowanej bazy, które w odpowiedzi na mailing poprosiły o spotkanie, ofertę albo kontakt i mają numer telefonu oraz e-mail. Odpowiedzi słabsze, jak „proszę wrócić za trzy miesiące” albo „proszę napisać do kolegi”, liczymy w proporcji 3:1. W abonamencie minimum 5 hot leadów miesięcznie wpisujemy do umowy. Jeśli go nie dowieziemy, zwracamy 25% wartości faktury albo nadrabiamy w kolejnym miesiącu.
Pierwsza kampania uczy kolejnej
Po każdym cyklu analizujemy odpowiedzi negatywne i sprawdzamy, czy problemem jest dopasowanie treści do targetu, czy targetu do Twojego produktu. Testujemy też warianty tematów i treści na podobnych grupach odbiorców. Dzięki temu kolejny cykl startuje z wnioskami, nie od zera.
AI w cold mailingu: technologia przygotowuje, człowiek zatwierdza
AI pomaga nam przygotować warianty wiadomości i szybciej analizować odpowiedzi. Decyzję zawsze podejmuje człowiek: copywriter wybiera wariant, project manager zatwierdza wysyłkę, a handlowiec odpowiada na lead. Zawsze w tej kolejności.
Nie oceniamy kampanii po otwarciach. Programy pocztowe coraz częściej same pobierają obrazki z wiadomości, więc wskaźnik otwarć bywa zawyżony i nie mówi, czy ktoś przeczytał Twój cold mail. Więcej o tym, jakie wskaźniki śledzić, przeczytasz w artykule jakie wyniki powinna mieć kampania cold mailingowa.
Klienci i ich historie
Najważniejszy jest dla nas sukces oraz zadowolenie klientów. Dołącz do grona ponad 1 700 firm na całym świecie, dla których pozyskaliśmy leady.
Case study
Emitel × InStream
Kampania Cold Email: wzmocnienie zasięgu sieci komórkowej w budynkach.
105 hot leadów350% realizacji gwarancjiOpinia klienta
Mr Staff Support
Rekrutacja kierowców i pracowników z Azji. Magdalena opowiada, jak przebiegała współpraca z InStream.
Case study
Studio201 × InStream
Kampania Cold Email dla software house’u: aplikacje i wdrożenia AI.
119 hot leadów3 podpisane umowyOpinia klienta
Packon
Producent opakowań tekturowych. Konrad Wijata opowiada o współpracy z InStream.
Case study
Personal System × InStream
Kampania Cold Email dla agencji pracy stałej i tymczasowej.
40 hot leadów w 3 miesiące17 000+ wiadomościOpinia klienta
Proexwork
Agencja pracy. Maciej Krutul opowiada o współpracy z InStream.
Case study
StethoMe × InStream
LinkedIn: marka osobista CEO i outreach na rynek USA w 4 miesiące.
607 zaproszeń13,5% akceptacji
Historie klientów
Zobacz, jak pomagamy firmom takim jak Twoja
Opinie, case studies i wyniki kampanii naszych klientów z Polski i ze świata.
Zobacz historie klientówKoszty
Ile kosztuje cold mailing?
Samodzielna kampania cold mailingowa wymaga copywritera, stratega, specjalisty IT, obsługi prawnej, systemu do wysyłki i baz danych, co razem może kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie. W InStream Group cały zespół i infrastruktura kosztują 6 500 zł netto miesięcznie z gwarancją minimum 5 hot leadów.
Robisz to sam
- Copywriter (treści i sekwencje)
- Marketer lub strateg kampanii
- Specjalista IT (domeny, serwery, dogrzewanie, dostarczalność)
- Obsługa prawna (RODO, PKE, stopki, opinie)
- System do wysyłki i skrzynki
- Bazy danych i weryfikacja adresów
Razemnawet kilkadziesiąt tysięcy zł miesięcznie
Abonament Cold Mailing 2.0
- Zespół 5 specjalistów i trener sprzedaży
- Baza pod Twój target w 48 h
- Infrastruktura: subdomeny, serwery, 20–40 skrzynek
- Panel klienta
- Gwarancja min. 5 hot leadów miesięcznie bez górnego limitu; gdy jej nie spełnimy, 25% zwrotu faktury albo nadrobienie w kolejnym miesiącu
Model CPL
- Instalacja 2 500 zł netto jednorazowo (3 000 zł z zespołem zagranicznym)
- Płacisz tylko za hot leady dostarczone w danym miesiącu
- Reklamacja leada w 2 dni robocze
Ceny netto. Szczegóły ustalamy na rozmowie. Poznaj usługę cold mailing B2B w InStream Group.
Kampanie cold email B2B: jak wybrać agencję
Kampanie cold email B2B oferują dziś agencje lead generation, agencje marketingowe i niezależni specjaliści. Zanim zaczniesz porównywać rankingi agencji cold email, sprawdź pięć rzeczy, których ranking nie pokaże:
- Model rozliczenia. Czy płacisz za wysłane maile, za czas zespołu, czy za wynik, na przykład z gwarancją liczby hot leadów.
- Baza danych. Kto ją buduje, z jakich źródeł i czy adresy są weryfikowane przed wysyłką.
- Infrastruktura. Czy kampania idzie z osobnych domen z SPF, DKIM i dogrzewaniem, tak żeby nie narażać Twojej głównej domeny.
- Zgodność z PKE i RODO. Czy pierwsza wiadomość nie jest informacją handlową i czy stopka wskazuje administratora danych, źródło danych i prawo sprzeciwu.
- Raportowanie. Czy widzisz każdą odpowiedź i każdego leada, a nie tylko zbiorcze wskaźniki otwarć.
W InStream Group kampanie cold email B2B prowadzimy w abonamencie z gwarancją minimum 5 hot leadów miesięcznie. Szczegóły znajdziesz na stronie usługi cold mailing B2B.
Skala
Skala InStream Group
InStream Group wysyła około 8 mln cold maili miesięcznie na ponad 40 rynkach i wsparł w sprzedaży ponad 1 700 firm w ponad 3 000 projektach.
- 8 000 000wiadomości miesięcznie
- 1 700+klientów
- 3 000+projektów
- 40+rynków
- 70+specjalistów
- 10+lat doświadczenia
Udział wysłanych wiadomości według regionu (2025–2026)
- Polska69,5%
- DACH (Niemcy, Austria, Szwajcaria)15,9%
- Francja i Benelux3,7%
- Europa Południowa3,4%
- Nordycja2,7%
- Wielka Brytania i Irlandia2,2%
- Europa Środkowo-Wschodnia (bez Polski)1,9%
- Pozostałe kraje0,8%
Rynki
Od regionu po cały świat, kampanie w języku odbiorcy.
Stanowiska
18 działów firmy i 6 poziomów stanowisk: od asystenta po zarząd.
Branże
34 branże z policzonym CPL, baza szyta na miarę do akceptacji w 48 h.
Najczęstsze pytania o cold mailing
Co to jest cold mailing?
Cold mailing to pierwsza, spersonalizowana wiadomość e-mail do osoby decyzyjnej w firmie, która nie zna nadawcy. Jej celem nie jest sprzedaż w pierwszym mailu, tylko sprawdzenie, czy temat jest aktualny, i umówienie rozmowy. Najczęściej to sekwencja 4 wiadomości wysłanych w ciągu 2–3 tygodni.
Czy cold mailing jest legalny w Polsce?
Tak, jeśli pierwsza wiadomość nie jest informacją handlową, a dane są przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu z RODO. Prawo komunikacji elektronicznej (art. 398, od 10.11.2024) zakazuje wysyłania oferty e-mailem bez zgody, także firmom. Stopka musi wskazywać nadawcę, źródło danych i prawo sprzeciwu.
Czy cold mailing jest skuteczny w 2026 roku?
Tak, gdy kampania jest dobrze przygotowana technicznie i treściowo. W kampaniach InStream Group mediana kosztu hot leada to 664 zł, a 72% kampanii zamyka się poniżej 1 000 zł. Skuteczność najbardziej zależy od bazy, treści pierwszego maila i dostarczalności.
Ile kosztuje cold mailing?
W InStream Group abonament kosztuje 6 500 zł netto miesięcznie z gwarancją minimum 5 hot leadów albo od 250 zł netto za hot leada w modelu CPL (plus instalacja 2 500 zł). Samodzielna kampania wymaga kilku specjalistów, systemu i baz, co może kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie.
Czym cold mailing różni się od spamu i newslettera?
Spam to masowa oferta wysyłana bez zgody do przypadkowych adresów. Newsletter trafia do osób, które się zapisały. Cold mail to pojedyncza, spersonalizowana wiadomość do dobranej osoby decyzyjnej, bez oferty w pierwszym mailu, z danymi nadawcy i możliwością sprzeciwu w stopce.
Jak nie trafić do spamu z cold mailingiem?
Wysyłaj z osobnej subdomeny z SPF, DKIM i DMARC, dogrzej skrzynki przed startem i rozłóż wysyłkę na wiele skrzynek. Weryfikuj adresy, nie dodawaj załączników ani wielu linków w pierwszym mailu i pilnuj, by wskaźnik zgłoszeń spamu był poniżej 0,3%, jak wymaga Google.
O której godzinie wysyłać cold maile?
Połowa odpowiedzi przychodzi między 10:00 a 14:00 czasu odbiorcy. W danych z 19,4 mln wiadomości InStream Group maile wysłane między 12:00 a 15:00 dostawały około 10% więcej odpowiedzi niż średnia kampanii, a poranne wysyłki 8:00–10:00 około 10% mniej.
Ile maili powinna mieć sekwencja cold mailingowa?
Sprawdza się sekwencja 4 wiadomości: pierwszy mail w dniu 1, follow-upy w dniach 3–4 i 8–10 oraz ostatnia wiadomość w dniach 14–18. Każdy kolejny mail jest krótszy i wnosi nowy argument, a każda odmowa kończy sekwencję.
Na czym polega mailing i czym różni się od cold mailingu?
Mailing to wysyłka tej samej wiadomości do wielu osób z listy, najczęściej do subskrybentów newslettera albo obecnych klientów. Cold mailing to pierwsza, spersonalizowana wiadomość do wybranych decydentów, którzy Cię nie znają i nie zapisali się na żadną listę. Dlatego w cold mailingu liczy się dopasowanie bazy i treści do odbiorcy, nie zasięg wysyłki.
Ile słów powinien mieć cold mail?
Pierwszy mail powinien dać się przeczytać na telefonie bez przewijania: kilka krótkich zdań w czterech elementach, czyli intro, pytanie, krótki sales pitch i jedno wezwanie do działania. Każdy kolejny follow-up jest krótszy od poprzedniego i wnosi nowy argument.
Czy można wysłać cold mail na adres ogólny firmy, np. biuro@?
Można, ale taki mail rzadko trafia do osoby, która podejmuje decyzję. Obowiązują te same zasady co przy adresach imiennych: pierwsza wiadomość nie może być informacją handlową wysłaną bez zgody. W kampaniach InStream Group piszemy do konkretnych stanowisk z bazy, którą wcześniej akceptujesz.
Czy można kupić bazę do cold mailingu?
Można, ale gotowa baza z półki rzadko pasuje do Twojej oferty i często zawiera nieaktualne adresy, co psuje reputację domeny. Lepiej zbudować bazę pod konkretny profil klienta: branżę, wielkość firmy, region i stanowisko. My budujemy ją pod Twój target i dajemy Ci do akceptacji zwykle w 48 godzin. Akceptujesz ją po nazwie firmy, stanowisku i stronie www, nigdy po adresach e-mail. Zobacz, jak budujemy bazy firm B2B.
Czym cold mailing różni się od cold callingu?
Cold calling to pierwszy kontakt przez telefon, cold mailing to pierwszy kontakt przez e-mail. Na maila odbiorca odpowiada w dogodnym dla siebie momencie. Ty w tym samym czasie docierasz do wielu decydentów. Oba kanały wymagają przestrzegania przepisów o informacji handlowej. Więcej przeczytasz w poradniku cold calling B2B.
Kto jest administratorem danych w kampanii cold mailingowej?
W kampaniach InStream Group administratorem danych odbiorców jest InStream Group, bo to my budujemy bazę, przetwarzamy dane i kontrolujemy wysyłkę. Dlatego to my wykonujemy obowiązek informacyjny z art. 14 RODO i realizujemy sprzeciwy. Klient staje się administratorem dopiero danych przekazanych mu hot leadów.
Zobacz, jak wygląda kampania cold mailingowa od środka: baza, sekwencja i hot leady w panelu klienta.
Zobacz demo terazOpisz, kogo chcesz pozyskać dzięki cold mailingowi
Napisz, do kogo chcesz dotrzeć: branże, stanowiska i rynki. Odezwiemy się i zaproponujemy strategię kampanii dopasowaną do Twojego targetu.
- Kampanie zgodne z PKE i RODO
- Gwarancja min. 5 hot leadów w abonamencie
- Zespół 5 specjalistów przy każdej kampanii
O autorze
Filip DuszczakCEO i założyciel InStream Group, 17 lat w sprzedaży B2B. Zaczynał jako handlowiec w call center, dziś prowadzi zespół 70+ specjalistów, który wsparł w sprzedaży ponad 1 700 firm na ponad 40 rynkach.
Profil na LinkedIn
