Dobry handlowiec to nie tylko taki, który potrafi słuchać i badać potrzeby klienta, ale również taki, który dostosowuje ofertę handlową do jego potrzeb. Zebrane wcześniej informacje w ramach weryfikacji potrzeb, powinny służyć jako podstawa przygotowywanej propozycji sprzedażowej.
Oferta handlowa zawsze brzmi/wygląda inaczej. Jak to możliwe? Oczywiście każda oferta posiada wspólny mianownik, formę, zakres podstawowy. Jednak jej skuteczność jest ściśle powiązana z dopasowaniem do klienta.
Spis treści:
- Co to jest oferta handlowa
- Jakie elementy powinna się znaleźć w ofercie handlowej
- Na jakie pytania powinna odpowiedzieć oferta handlowa
- Na którym etapie wysyłać ofertę sprzedażową
- Jak dostosować ofertę handlową do branży
- Jak wprowadzić język korzyści do oferty sprzedażowej
- Aspekty wizualne oferty handlowej
- Dobre praktyki w tworzeniu oferty handlowej
- Wysłałem ofertę i co dalej?
- Narzędzia do tworzenia i monitorowania oferty handlowej
- Podsumowanie
1. Co to jest oferta handlowa
Zacznijmy od bardzo prostego przykładu.
Powiedzmy, że prowadzimy firmę zajmującą się generowaniem leadów. Nasza oferta brzmi następująco: Dostarczamy wysokiej jakości Leady B2B, tworzymy skuteczne kampanie Cold Email oraz pomagamy firmom w sprzedaży.
Mamy zatem kluczowe elementy jak leady B2B, oferta, sprzedaż. Są to właśnie elementy wspólne, uniwersalne, które można skutecznie dopasować do klienta. Załóżmy, że naszym klientem jest firma HR zajmującą się usługą rekrutacji. Dopasujemy nasz komunikat zatem do takich firm:
Pomagamy firmom specjalizującym się w rekrutacji i usługach HR w docieraniu do klientów, poszukujących takich usług oraz wspieramy je w sprzedaży i budowaniu relacji z dyrektorami HR.
Taki komunikat jest wyraźnie dopasowany do naszego odbiorcy, a nasza oferta brzmi zdecydowanie bardziej dopasowanie. Podobnie jest z dopasowaniem oferty handlowej – rozumianej jako propozycja cenowa, którą składamy klientowi.
Im bardziej dopasujemy ją do naszego klienta w oparciu o zebrane informacje, tym bardziej zapewniamy sobie sukces.
Oferta handlowa może występować w różnych postaciach. Może to być oferta w prostej formie mailowej, w której prezentujemy klientowi rozwiązanie oraz ceny. Może być to wersja PDF z cenami przypominająca menu i cennik. Może również być to bardziej rozbudowany dokument zawierający czasami nawet kilkadziesiąt stron. Wygląd oferty jest ściśle powiązany z działalnością firmy. Im większa wartość/zakres usługi-produktu tym częściej stosuje się oferty dedykowane, przygotowywane w formie PDF.
Dobra oferta handlowa nie tylko jest dopasowana do potrzeb klienta, ale też odpowiednio przygotowana wizualnie. Dzisiejsza technologia pozwala weryfikować czy klient przeczytał ofertę, jakim stronom poświęcił największą uwagę, czy do której strony dotarł. Dzięki temu firmy lepiej rozumieją swoją ofertę i to, w jaki sposób odbierają je klienci.
Moment składania oferty może różnić się dla różnych procesów sprzedaży. czasami jest to bardzo szybko, czasami to dopiero 3-4 etap w lejku sprzedaży. To, kiedy oferta handlowa pojawia się w lejku, zależy ściśle od tego ile informacji potrzebujemy, aby złożyć ją klientowi.
Dobra oferta handlowa jest zatem dopasowana, uszyta na miarę, zgrabna wizualnie oraz przedstawiona w odpowiednim momencie w ramach procesu sprzedaży.
Jako definicję oferty handlowej moglibyśmy zatem przyjąć następujący jej opis:
Oferta handlowa – zgodnie z definicją jest to propozycja sprzedaży lub kupna usług lub towarów. W ramach oferty handlowej powinny znaleźć się kluczowe informacje dla odbiorcy, takie jak przedmiot i zakres oferty i jego części składowe, a także proponowana wycena. Dobrą praktyką jest także zawarcie w ofercie handlowej informacji o firmie oraz przykładu udanej realizacji danej usługi lub wykorzystania produktu przez klienta (tzw. case study). Najważniejszą cechą oferty handlowej jest jej odpowiednie dopasowanie i personalizacja. Oferta powinna brać pod uwagę przede wszystkim indywidualny charakter usługi/produktu, a także samej branży. Nie należy także zapominać o tym, aby na etapie tworzenia oferty handlowej wziąć pod uwagę potrzeby klienta.
2. Jakie elementy powinny się znaleźć w ofercie handlowej
Osobiście uważam, że nie ma czegoś takiego jak najlepsze elementy czy idealna oferta. To co znajduje się w ofercie jest mocno związane z branżą, oferowanymi usługami – produktami. Ważne jednak, aby firma poświęciła możliwie dużo czasu nad analizą oferty handlowej, weryfikacją czy elementy w niej zawarte wnoszą odpowiednią wartość handlową i czy nie jest ona czasami przepełniona zbędnymi elementami.
Mimo to, jesteśmy w stanie wskazać elementy istotne, takie które często pojawiają się w ofercie i w zależności od jej kształtu mogą zostać uwzględnione. Należy jednak pamiętać, że niektóre oferty stanowią tylko 1-2 elementy, a nawet powstają w formie One-Pagerów (jednostronicowa oferta) i takie które tych stron mają kilkadziesiąt.
1. Intro i spis treści
Element, który w ofercie handlowej znajduje swoje zastosowanie tylko w przypadku dokumentów rozbudowanych. Najczęściej zawiera wersje oferty – przydaje się to w trybie negocjacji, termin ważności oraz wprowadzenie. Wersja oferty jest stosowana często w przypadkach rozbudowanych dokumentów. Kiedy w naszym procesie prowadzi się spore negocjacje dotyczące zakresu(Firmy IT, firmy projektowe) wersja pozwala nam na utrzymanie spójności dokumentu.
Podobnie jest z terminem ważności. Wiele firm stosuje ten element do prowadzenia negocjacji. Wprowadzenie wersji oferty daje firmie gwarancje, lub bardziej argument do tego, że jeśli klient powróci w sprawie oferty po dłuższym okresie mamy podstawę do negocjacji/zmiany zakresu i nie jesteśmy zobowiązani co do poprzedniego dokumentu. Termin ważności to zawsze dobre narzędzie negocjacji dla handlowca.
Intro oferty handlowej często zawiera również wprowadzenie, krótkie opisanie zakresu rozmów, podsumowanie kluczowych elementów. Oferta handlowa, która jest rozbudowana często posiada również spis treści. Pozwala on klientowi płynnie poruszać się po dokumencie i w przypadku kiedy jest on naprawdę obszerny przejść do konkretnych elementów, tych które są dla nas najważniejsze.
2. Informacje o firmie
Rozbudowana oferta handlowa, szczególnie taka która dystrybuowana będzie później wewnątrz organizacji klienta często posiada element który w krótki ale ciekawy sposób przedstawia firmę. W tym elemencie należy wskazać walory naszej organizacji, to co nas wyróżnia i wskazać doświadczenie w sektorze klienta. Element ten często bywa również dopasowywany do tego komu składamy ofertę.
3. Zakres usługi/specyfikacja produktu
W przypadku rozbudowanych usług czy też produktów technologicznych, dla których ich technologia ma znaczenie, oferta często zawiera wkładkę z informacjami technicznymi. Ten element jest stosowany szczególnie w takich procesach sprzedażowych kiedy decyzja klienta zapada nie tylko w oparciu o cenę czy korzyści ale również elementy techniczne, które mają bezpośredni wpływ na jakość produktu i usługę.
Taki element szczególnie dotyczy firm, które oferują hardware, maszyny, firm projektowych (opisywana jest metodyka pracy) oraz inne. Zdarza się, że właśnie ten element ma bezpośredni wpływ na decyzje klienta bądź też stanowi element, który może przeważyć nad ceną. To w jaki sposób prezentowane są te elementy ma też spore znaczenie. Dlatego w tym przypadku warto jest postawić na proste tabele, proste dane techniczne czy wizualizację graficzną.
Wiele wkładek tego rodzaju stanowi osobny element, który wkleja się lub nie do oferty na etapie jej tworzenia. Firmy, które posiadają customowe systemy do tworzenia ofert często mają możliwość dobierania i wklejania wkładek. W przypadku firm, które bazują na jednym wzorze oferty handlowej w wersji edytowalnej, element ten wymaga nieco więcej pracy.
4. Dedykowany zakres
W ofertach rozbudowanych zawsze pojawia się również część dedykowana. Klient po zapoznaniu się z podstawowymi, standardowymi elementami płynnie przechodzi do części dedykowanej. Ten element stanowić może prostą wycenę z opisem, ale też kilkanaście stron stanowiących specyfikacje usługi/produktu przygotowanego pod klienta.
Ważne jest aby ten element faktycznie znajdował się nie na początku dokumentu a właśnie po części ogólnej. Dzięki temu klient bardziej odczuje fakt, że element ten został dopasowany do jego potrzeb i faktycznie stanowi dedykowany zakres.
5. Case Study/ Próbka/Przykład
Bardzo często oferty zawierają swojego rodzaju case study, z wykorzystaniem usługi czy produktu. Taki element pozwala klientowi zwizualizować sobie korzyści z usługi/produktu, odnieść je do realnych potrzeb oraz potwierdzić sobie ich użyteczność.
Oczywiście im bardziej przejrzyste, referencyjne case study, tym lepiej. Case study samo w sobie często zakłada zupełnie osobny dokument, który przedstawiamy klientom w procesie sprzedaży, jednak wprowadzenie go w krótkiej formie w rozbudowaną ofertę to równie częsty schemat.
6. Referencje
Dobra oferta handlowa oprócz powyższych elementów powinna zawierać również referencje. Dzięki temu klient może uzasadnić swoje przekonanie i potwierdzić, że czytane zapewnienia nie są jedynie pustymi frazesami. Szczególnie jeśli firma może pochwalić się referencją branżową lub klientem o znaczeniu globalnym, warto korzystać z tego elementu. Zdarza się również że za przyzwoleniem firmy referencyjnej, umieszczane są dane kontaktowe do reprezentanta takiej firmy, który ewentualnie gotów jest potwierdzić telefonicznie zadowolenie ze współpracy.
7. Wycena
Kluczowy element każdej oferty handlowej. Najczęściej przygotowany w formie tabeli, która dokładnie przedstawia składniki oferty oraz poszczególne ceny. Budując rozbudowaną ofertę celowo stosuje się wcześniejsze elementy, aby zbudować możliwy fundament pod wycenę. Gdyby w ofercie przedstawić jedynie ceny, a oferowana usługa/produkt jest dość rozbudowana, klient może łatwo podważyć zasadność proponowanej wyceny. Stopniowe budowanie wartości pozwala na zabezpieczenie ceny i ochroni nas przed jej zbijaniem przez klienta.
8. Dane kontaktowe
Element oczywisty dla oferty, ale wcale nie tak często stosowany. Wydawałoby się, że wstawianie danych kontaktowych jest bezcelowe gdyż klient ma bezpośredni kontakt z handlowcem, należy jednak pamiętać o tym, że oferta bardzo często dystrybuowana jest wewnątrz firmy. Dlatego pozostawienie kontaktu może być tutaj kluczowe. Szczególnie jeśli w dużych organizacjach często zmieniają się osoby kontaktowe po stronie klienta.
Opracowanie oferty handlowej powinno odbywać się w szerokim gronie. To zadanie dla działu marketingu i działu sprzedaży. Kiedy oba zespoły angażują się w przygotowanie tego dokumenty istnieje większa szansa, że będzie on nie tylko merytoryczny, ale i wizualnie przejrzysty. Jeszcze raz jednak warto wspomnieć, że dobra oferta handlowa to taka, która jest dopasowana do klienta, branży i oferowanych usług czy produktów.
3. Na jakie pytania powinna odpowiedzieć oferta handlowa
Wszystkie. Aby jednak tego dokonać, musi ona być oparta na wnikliwej analizie potrzeb. Zanim jednak zastanowimy się na jakie pytania powinna odpowiadać, warto zwrócić uwagę kiedy i w jaki sposób te pytania zadać.
Etap analizy potrzeb to najczęściej drugi etap w procesie sprzedaży. Dlaczego nie pierwszy? Dlaczego nie możemy zapytać o wszystko klienta w trakcie pierwszego spotkania/roz mowy?
Musisz pamiętać, że klient nie wie czego nie wie. Co to oznacza? Nic innego jak to, że klient może mieć określone pojęcie o naszych usługach/produktach, ale one mogą być niepełne czy zakrzywione. Dlatego ważne jest, aby najpierw w trakcie pierwszej rozmowy przekazać mu możliwie dużo informacji, aby wykreować w nim pełny obraz, a następnie w trakcie kolejnej iteracji – właśnie drugiego etapu procesu, zbadać jego potrzeby. Wtedy klient nie tylko lepiej czuje naszą ofertę handlową, ale też lepiej potrafi zdefiniować swoje potrzeby. Pytania te dzielimy na 4 grupy.
1. Potrzeby produktowe i usługowe
Nasza oferta handlowa – i nie chodzi tutaj o fizyczny dokument tylko ofertę rozumianą jako wartość dostarczaną, musi przede wszystkim odpowiadać na potrzeby produktowe/usługowe klienta. W tym celu warto opracować konkretne pytania które muszą paść w trakcie analizy potrzeb. Tylko w ten sposób będziemy w stanie dopasować nasz produkt/usługę w ramach oferty do potrzeb klienta. Jakie są to pytania?
- W jaki sposób klient widzi idealną usługę/produkt?
- Jakie funkcje ma on pełnić?
- Jakich korzyści klient się spodziewa?
- W jaki sposób klient postanowił/uświadomił sobie, że potrzebuje takiej usługi/produktu?
- Jaki cel klient chce osiągnąć i kiedy powiemy, że osiągnął sukces?
- Czy klient korzystał z podobnych rozwiązań/produktów?
- Jakimi kryteriami klient będzie się kierować przy wyborze oferty?
2. Osoba decyzyjna i użytkownik
Inna część pytań jakie powinniśmy zadać badając potrzeby klienta, dotyczyć powinna tego, z kim rozmawiamy i komu dedykujemy ofertę. Dobra oferta handlowa nie tylko odpowiada na potrzeby klienta, ale też dopasowana jest do jej odbiorcy. Dobry handlowiec wie komu przedstawia swoją ofertę. Dlatego, zanim złożymy ofertę dobrze jest dowiedzieć się o tym, kto będzie ją weryfikować i kto podejmie decyzję.
- Kto podejmować będzie decyzje w sprawie oferty?
- Jaką rolę pełni ta osoba w organizacji?
- Kto jeszcze będzie analizować ofertę i jaki wpływ na ofertę mają te osoby?
- Kogo w organizacji dotykać będzie usługa/produkt – użytkownik i co dla tych osób jest najważniejsze w ofercie?
3. Czas
Kolejnym elementem, jaki jest istotny w kontekście dopasowania oferty jest perspektywa czasowa. Musi ona być dostosowana do potrzeby klienta. Czas nie tylko dotyczy tego ile/w jakim trybie realizować będziemy usługę, ale również kiedy jesteśmy w stanie rozpocząć pracę w odniesieniu do planów klienta. Dlatego przygotowując ofertę należy wiedzieć więcej na temat tego:
- Kiedy klient będzie podejmować decyzje?
- Kiedy planuje rozpoczęcie współpracy?
- Kiedy planuje zakończenie i na kiedy spodziewać się rezultatów?
4. Budżet
Ostatni, ale najważniejszy moment oferty. Temat budżetu zawiera wiele spekulacji. Jedni twierdzą, że pytanie klienta o konkretny budżet jest niestosowne, inni twierdzą, że nie pytanie o budżet prowadzi do nietrafionej oferty. Osobiście uważam, że pytanie o budżet to kluczowe pytanie. Poznanie możliwości finansowych klienta, czy jego oczekiwań pozwala nam nie tylko dopasować ofertę w tym zakresie, ale przede wszystkim ocenić czy klient powinien tę ofertę w ogóle otrzymać.
- Czy klient posiada określony budżet?
- Czy wcześniej korzystał z usług/produktów i miał przeznaczone środki?
- Czy klient posiada już jakieś wyceny?
- Czy klient preferuje jakiś konkretny model finansowy oferty?
Składając ofertę handlową należy możliwe upewnić się, że faktycznie odpowiada ona potrzebom klienta. W tym zakresie najlepsza jest właśnie rozmowa i wnikliwe zadanie odpowiednich pytań.
4. Na którym etapie wysyłać ofertę sprzedażową
Ten element artykułu jest zdecydowanie jednym z najważniejszych. To czy nasza oferta jest dopasowana do potrzeb klienta, czyli odpowiednio atrakcyjna, to czy odpowiada na pytania klienta i posiada kluczowe elementy – czy spełnia 1, 2, 3 element artykułu – zależy od tego czy zostaje ona przedstawiona klientowi w odpowiednim momencie.
To w jakim momencie powinniśmy złożyć klientowi dedykowaną ofertę, wynika bezpośrednio z procesu sprzedaży. Każdy dobrze zaprojektowany proces, ściśle wskazuje kiedy Lead zamienia się w Szanse Sprzedaży. Szansa to nic innego jak właśnie moment w których posiadamy odpowiednio dużo informacji, aby złożyć klientowi dedykowaną ofertę, a tym samym uznać, że właśnie rodzi nam się potencjał sprzedażowy – Szansa Sprzedaży.
W zależności od procesu, moment ofertowania może pojawić się na 1, 2, 3, a nawet 4 etapie lejka. Wszystko zależy od tego co sprzedajemy, komu sprzedajemy, jak wygląda cykl sprzedażowy w naszej firmie.
Zaawansowany proces sprzedaży
Weźmy sobie jako przykład dość rozbudowany proces sprzedaży, który stosowany jest często w firmach usługowych. Poniżej znajduje się przykład lejka takiego procesu jak i zaplanowanych działań handlowych. Utworzone zostały one w platformie PipeChamp – do tworzenia procesów sprzedaży i Sales Playbooków.
W takim procesie Etap Szansy Sprzedaży jest 4 etapem w całym lejku.
Proces zaczyna się od pierwszej rozmowy telefonicznej, a następnie jej podsumowania. W nawiązaniu do tego co już napisaliśmy, pierwsza rozmowa służy zbadaniu potrzeb, ale przy założeniu że klient nie wie czego nie wie, jest ona zalążkiem zbadania jego dokładnych potrzeb. Po etapie pierwszej rozmowy telefonicznej i podsumowaniu mailowym, podejmujemy się wnikliwej analizy potrzeb. Etap ten może zakładać spotkanie, które pozwala zbudować relację i bardziej wnikliwe badać potrzeby.
Na tym etapie zbieramy kluczowe informacje, a następnie wysyłamy klientowi podsumowanie spotkania. Kolejnym etapem jest kwalifikacja – ustalenie czy klient faktycznie zainteresowany jest rozmową, co prowadzi do przedstawienia dedykowanej oferty.
Zastosowanie tych kilku etapów powoduje, że zanim klient otrzyma od nas ofertę, zadziewa się szereg konkretnych akcji, które zwiększają prawdopodobieństwo dopasowania ów oferty do jego potrzeb.
W takim przypadku oferta handlowa stanowi pierwszy etap Szans Sprzedaży. W systemach dwu lejkowych takich jak InStream CRM, SalesForce czy Zoho istnieje specjalna osobna zakładka dla leadów i szans.
Złożenie oferty handlowej nie musi jednak odbywać się na tak późnym etapie sprzedaży. Istnieją bowiem lejki o wiele prostsze. W sytuacji kiedy firma sprzedaje pudełkowe usługi z jednym sztywnym cennikiem czy też gotowe rozwiązania SaaS, przedstawienie oferty odbywa się na pierwszym czy drugim etapie lejka.
Prosty proces sprzedaży
Poniżej znajduje się przykład takiego prostego procesu, który zakłada jedynie 3 etapy.Ofertowanie odbywa się na 1 lub 2 etapie lejka.
Proces ten został również zbudowany w oparciu o platformę PipeChamp do budowania procesów sprzedaży.
W takim procesie najczęściej ofertowanie bardziej przypomina prezentację gotowego menu – oferty niż przygotowywanie dedykowanego rozwiązania.
Niezależnie od tego, na jakim etapie procesu składamy ofertę, najważniejsze jest to, aby był to moment zaplanowany w naszym procesie sprzedaży. Jeżeli poszukujesz wiedzy na temat tego jak budować skuteczne procesy zajrzyj do naszego artykułu: Budowanie zespołu sprzedaży. Jak skutecznie budować zespół.
5. Jak dostosować ofertę handlową do branży
Dopasowanie oferty handlowej powinno nie tylko zakładać zbadanie potrzeby, zrozumienie osoby decyzyjnej i jej roli, ale też sam fakt, w jakiej branży się obracamy.
Jeżeli oferujemy usługi które są dość uniwersalne – jak np. tłumaczenia, generowanie leadów czy usługi marketingowe, które oferujemy do wielu branż na raz, dopasowanie oferty najczęściej zakłada zastosowanie elementu, o którym już pisaliśmy, a mianowicie case studies, referencji oraz dopasowanie oferty do wymagań danej branży jak np. wprowadzenie do dokumentu oferty dedykowanej specyfikacji czy innej “wkładki”.
6. Jak wprowadzić język korzyści do oferty sprzedażowej
Stosowanie języka korzyści to umiejętność niezbędna nie tylko w zakresie budowania oferty handlowej, ale tak naprawdę całym marketingu i sprzedaży. Komunikat powinien być dopasowany do odbiorcy, jego otoczenia, procesów biznesowych, problemów.
Jak zatem przygotować skuteczną komunikację, która trafia bezpośrednio do klienta?
Jednym z ćwiczeń, które pozwala opracować taką komunikację jest opracowanie analizy behawioralnej.
Załóżmy, że naszym klientem jest właśnie firma rekrutacyjna. My natomiast, jako InStream Group, jesteśmy firmą dostarczającą usługi sprzedaży. Skuteczna komunikacja oparta na korzyściach powinna zostać dopasowana zatem do otoczenia takiej firmy.
Zacznijmy od analizy kluczowych elementów.
Wspólne mianowniki – co łączy nas i firmę rekrutacyjną w kontekście naszych usług?
- nowi klienci na usługi rekrutacyjne
- oferta na usługi rekrutacyjne
- dział sprzedaży firmy rekrutacyjnej
- dział marketingu firmy rekrutacyjnej
Te elementy łączą nas jako firmę sprzedażową oraz potencjalnego klienta, firmę rekrutacyjną.
Procesy – jakie procesy związane ze wspólnymi mianownikami zachodzą u klienta? Takie procesy jakie interesują nas, z perspektywy dostarczanych przez nas usług.
- pozyskiwanie klientów na rekrutacje
- rozbudowywanie działu sprzedaży
- działania marketingowe i lead generation
Problemy – jakie problemy zdiagnozowaliśmy u klienta związane z tymi procesami?
- brak doświadczenia w pozyskiwaniu klientów
- brak odpowiedniej kadry
- brak narzędzi do generowanie leadów
Korzyści – jakie korzyści dostarcza firma w kontekście zdefiniowanych problemów?
- wsparcie w generowaniu leadów
- dotarcie do klienta końcowego
- zwiększenie liczby pozyskiwanych klientów w oparciu o nowoczesne narzędzia
Opierając się na czterech powyższych elementach, możemy zaproponować taki format komunikacji, który nastawia się na korzyści oraz nawiązuje do elementów kluczowych dla skutecznej komunikacji.
Nasza firma w nawiązaniu do wspólnych mianowników oraz procesów takich jak X,Y,Z, pomoże rozwiązać problem A,B,C dostarczając korzyści jeden, dwa, trzy.
Ważne, aby skupiać się nie na funkcjonalności, a korzyści jaka płynie ze współpracy. W ten sposób opracowana komunikacja trafia bezpośrednio do klienta i zapewnia dobry odbiór oferty.
7. Aspekty wizualne oferty handlowej
Niewątpliwie bardzo istotnym elementem oferty handlowej jest jej strona wizualna. Najczęściej za ten element odpowiada zespół marketingowy. Dobra oferta handlowa jest nie tylko przejrzysta, dobrze zaplanowana, ale też wizualnie powinna nawiązywać do firmy i jej identyfikacji graficznej.
Przygotowanie oferty od strony wizualnej zależy od jej kształtu. Proste oferty jedno-dwu stronicowe najczęściej mają tabelkowy układ prezentowania ceny, krótkie hasła i pozycje oraz graficznie przypominają menu z logiem firmy.
Im bardziej rozbudowana oferta handlowa, tym większe pole do popisu dla zespołu handlowego. Przygotowanie odpowiednich wkładek dotyczy nie tylko elementów merytorycznych ale często i graficznych.
Wizualizacja usług czy przejrzyste prezentowanie produktów ma kluczowe decyzje w procesie zakupowym. Oferta w takim przypadku powinna by możliwe jakościowa wizualnie, zawierać dobrej jakości zdjęcia, profesjonalne grafiki i być spójna.
Klient świadomie podejmuje decyzje w oparciu o cenę, zakres i realizację jego potrzeb, ale pozostaje jeszcze kwestia podświadomości i tego co na niego działa. Tutaj właśnie pojawia się język korzyści oraz kwestie wizualne.
W decyzji działu marketingu, przy konsultacji ze sprzedażą jest również to na ile oferta powinna stanowić jeden dokument a na ile zbiór kilku osobnych dokumentów.
W takim przypadku dobrymi wkładkami wizualnymi które upiększają naszą ofertę handlową są np:
One Pagery – wkładki do oferty, w postaci dodatkowego dokumentu. Stosowany w przypadku kiedy oferta to faktycznie jednostronicowy cennik. Zamiast wysyłania rozbudowanego dokumentu klient otrzymuje cennik + one pager dedykowany do jego branży.
Referencje – dodajemy do oferty tak samo jak One Pagery. To kolejny wizualny dokument, który może podnieść wiarygodność naszej oferty.
Dobrym dokumentem, który można przedstawić na wiele ciekawych sposób jest również case study. Najczęściej dokument kilku stronicowy opisujący ciekawy przypadek realizacji usługi z referencja klienta.
8. Dobre praktyki w tworzeniu oferty handlowej
Każda oferta handlowa powinna być odświeżana od czasu do czasu. Nie chodzi tu jedynie o kwestie wizualne i estetyczne, a merytoryczne. Oferta powinna być aktualna na wiele sposobów. W tym celu należy:
- Analizować ofertę z klientem. Weryfikować powody jej odrzucenia, zbijać wątpliwości, badać opinie klienta o ofercie.
- Znać ofertę konkurencji. Zawsze.
- Stosować narzędzia do monitorowania oferty przez klienta. Dostarczają wiedzę o tym, jak klient odbiera ofertę.
- Utrzymywać aktualność oferty pod względem cenowym.
- Odświeżać ofertę wizualnie.
- Tworząc ofertę uwzględnić jakie elementy mogą mieć wpływ na decyzje zakupową. Ma to wpływ bezpośredni na jej kształt. Czy jest ona prosta czy rozbudowana.
- Konsultować ofertę z zespołem handlowym. Zespół ma najlepsze informacje od klienta dlatego dział marketingu powinien uwzględniać ich wiedzę.
9. Wysłałem ofertę i co dalej?
Wysłanie klientowi oferty handlowej to dopiero pierwszy krok. Odpowiedzialnością handlowca jest oczywiście domknięcie sprzedaży. Dlatego przy uwzględnieniu wszystkich powyższych elementów, kiedy już dostarczamy klientowi ofertę, w kolejnym kroku nastawiamy się na zbadanie wątpliwości klienta, ich rozwianie oraz skonwertowanie oferty w sprzedaż.
W dobrze zaprojektowanym procesie sprzedaży, po wysłaniu klientowi oferty handlowej, przedstawiciel powinien skontaktować się z klientem w celu potwierdzenia jej wysłania.
Ten element ma dwa kluczowe zastosowania.
Pierwszy to oczywiście kwestia potwierdzenia dostarczenia.
Druga o wiele bardziej istotna to ustalenie z klientem terminu jej omówienia. Dobry handlowiec bowiem kontroluje proces i jego tempo. Nie zostawia nigdy działania po stronie klienta. Dlatego umawiając się na konkretny termin, mamy pewność że oferta zostanie omówiona wtedy kiedy nam na tym zależy.
Moment analizy oferty przez klienta to najczęściej moment, w których dobry handlowiec musi zbić wiele obiekcji, negocjować zakres lub rozwiać wątpliwości. Dobrze, aby w ramach organizacji przygotować ćwiczenia, które pozwolą poprawić umiejętności handlowca właśnie w tym zakresie.
Sugeruje się tutaj przygotowanie takich ćwiczeń jak: Zbijanie obiekcji, Rozwiewanie wątpliwości, Strategia Negocjacji.
Kiedy oferta została już wstępnie zaakceptowana przez klienta, jesteśmy gotowi do przejścia do negocjacji umowy i domykania sprzedaży.
10. Narzędzia do tworzenia i wsparcia oferty sprzedaży
1. Salesbook App
rozbudowany system do tworzenia ofert handlowych z poziomu m.in. aplikacji mobilnej. Idealne narzędzie dla firm ubezpieczeniowych, fotowoltaicznych, salonów samochodowych, firm które prowadzą sprzedaż w terenie i muszą pokazywać ofertę w trakcie spotkania z klientem.
O to dlaczego warto zwrócić uwagę na Salesbook App, zapytaliśmy jego CMO Dariusza Nawojczyka:
„Salesbook przede wszystkim wspiera handlowca poprzez rozszerzenie tradycyjnego spotkania o narzędzia profesjonalnej prezentacji, interaktywnej analizy potrzeb klienta i możliwości przygotowania w czasie rzeczywistym spersonalizowanej oferty. W ten sposób doświadczenie takiego spotkania znacząco się poprawia, a przedstawiciel ma szansę zamknąć sprzedaż już przy pierwszym kontakcie.
Warto też podkreślić, że Salesbook jest narzędziem typu end-to-end – poza samym ofertowaniem wspieramy właściwie cały proces handlowy: umówienie spotkania, automatyczne wysyłanie podsumowania, podpisywanie umów (na tablecie lub zdalnie), zarządzanie materiałami sprzedażowymi, czy wreszcie dostęp do systemu CRM.
Finalnie, szczególnie dla managerów będzie istotne to, że Salesbook umożliwia wgląd w pełną analitykę spotkań sprzedażowych. Od teraz wiemy po prostu, kiedy się dokładnie odbyły, gdzie, co zostało zaprezentowane, czy została złożona oferta, czy klient otrzymał podsumowania, a może już podpisał umowę. Dzięki temu, że częścią systemu jest tablet, wszystkie dane trafiają do Salesbooka automatycznie i bazują na rzeczywistych zdarzeniach, a nie deklaratywnych notatkach.”
2. Sellizer
aplikacja do automatyzacji i optymalizacji ofertowania/ofert. Pozwala na wysłanie oferty klientowi, a następnie monitorowanie, czy klient widział ofertę i co dokładnie w niej przejrzał. Poprawia dostarczalność ofert oraz ich odbiór przez klienta.
Oto parę słów od Marcina Zaborowskiego, CEO Sellizer:
„Ile razy zdarzyło Ci się wysłać ofertę, która przepadła jak kamień w wodę? Nie wiedziałeś nawet, czy odbiorca się z nią zapoznał – taka niepewność tylko utrudnia pracę. Nie musisz się nad tym zastanawiać – automatyczne follow-upy Sellizer dopilnują, żeby odbiorca otworzył Twój plik, a gdy tylko to się stanie, otrzymasz powiadomienie (to znak, że czas skontaktować się z klientem). Narzędzie dostarczy także wiedzy na temat tego, w jaki sposób dokument był przeglądany – wiesz ile czasu odbiorca spędził na każdej ze stron, ile razy do niego wracał, kiedy go zamknął, czy przesłał dalej, bądź wydrukował. Te informacje pozwolą Ci określić potencjał sprzedaży, a także umożliwią stałe ulepszanie swoich plików.”
3. Hint Offer
kolejna aplikacja do tworzenia ofert online, która wspiera w procesie sprzedaży moment analizy, dyskusji i omówienia ofert przez klienta.
O dodatkowe informacje na temat Hint Offer poprosiliśmy CEO platformy – Grzegorza Gizę.
„hintOffer to platforma, która monitoruje co klient robi z przesłaną do niego ofertą, prezentacją lub innymi dokumentami, a szczególnie: kiedy oferta została otworzona oraz co w niej klienta zainteresowało, a co kompletnie pominął. Dane behawioralne dostarczają istotnych insightów, które mogą być wykorzystane w przygotowaniu do rozmowy z klientem w sprawie oferty, a więc: interpretacji podlegają informacje, co zainteresowało klienta ale też co w analizie oferty zostało przez niego zupełnie zignorowane. Jeżeli są to dla oferty istotne dane, np.: budujące jej unikalność lub uzasadniające cenę, mamy pewność, że w rozmowie z klientem należy wrócić do tych elementów i pogłębić je.
Bardzo ważnym aspektem jest też wiedza, kiedy klient otworzył ofertę, ponieważ ten moment jest kluczowy z punktu widzenia planowania kontaktu. Wg badań wykonywanych w zakresie tzw.: Lead Response Managemnet – najleszy moment na rozmowę w sprawie oferty to czas do około 5 godzin od jej otworzenia. Wtedy klient pamięta szczegóły i jest zorientowany na jej pogłębienie.
Zastosowanie ww danych w procesie sprzedaży istotnie wpływa na podniesienie liczby zamykanych kontraktów oraz wzrost zaangażowania zespołu, który łatwo identyfikuje zaangażowanych klientów oraz ma szczegółowe dane do przygotowania skutecznej rozmowy zamykającej sprzedaż.”
4. MixMax
aplikacja do monitorowania linków i wiadomości wysłanych. MixMax co prawda, to bardzo duża platforma dla Gmail, ale zawiera element, który właśnie pomaga w śledzeniu emaili i tego, czy klienci przeklikali email, link czy dołączone do wiadomości pliki.
Wszystkie z trzech pierwszych narzędzi stworzone zostały przez polskie firmy i bardzo zachęcamy do ich przetestowania.
11. Podsumowanie
Budowanie oferty handlowej to proces. Raz zbudowana oferta powinna być aktualizowana, zatwierdzona zarówno przez zespół handlowy i marketingowy i co najważniejsze – dopasowana do klienta.
Przygotowanie oferty zawsze powinno opierać się na dobrze zbadanych potrzebach klienta, weryfikacji wszystkich pozostałych elementów jak kwestie budżetowe, osoba decyzyjna i końcowy użytkownik, sposób podejmowania decyzji i czas.
Złożenie oferty to bardzo ważny moment w ramach procesu sprzedaży. Od tego momentu pojawia się nam szansa sprzedaży, która powinna zostać osadzona w czasie – termin domknięcia zobowiązuje nas do dowiezienia. Dlatego handlowiec powinien świadomie składać oferty, zawsze dostosowywać je do klienta i weryfikować jego odbiór.
