Właściwie to czemu do mnie piszesz? Najmniej pożądaną reakcją odbiorcy na Twojego maila jest właśnie to pytanie. Wszystkie wysiłki włożone w planowanie kampanii i wyszukanie kontaktów spełzły w tym momencie na niczym, ponieważ Twój komunikat nie został zrozumiany. Skrzynka odbiorcza przeciętnego użytkownika składa się w 50% z newsletterów, a w 20% z powiadomień z mediów społecznościowych. Rzadko kto ma czas i cierpliwość, by analizować każdą otrzymaną wiadomość. Jeśli odbiorca nie zrozumie dlaczego do niego piszesz, oznaczy Twoją wiadomość jako spam.
Całe szczęście masz wpływ na to, jak wyglądają maile, które wysyłasz do potencjalnych klientów i partnerów biznesowych. Formułowania komunikatów można się nauczyć. Nie oszukujmy się, każdy popełnia dużo błędów. Ważne jest to, żeby ich nie powielać w nieskończoność. Masz do napisania ważny email, od którego zależy sukces kampanii. Od czego powinno się zacząć?
1. Struktura:
Zaplanuj konstrukcję wypowiedzi. Odbiorca musi się od Ciebie dowiedzieć kim jesteś, czego chcesz i co on może z tym zrobić. Planując wiadomość weź pod uwagę te podstawowe pytania i postaraj się stworzyć jasny komunikat, który na nie odpowie. To, w jaki sposób uporządkujesz informacje ma wpływ na czytelność i zrozumiałość wiadomości.
2. Forma:
Email, tak jak tradycyjny list wysyłany pocztą, ma swoje wymogi formalne. Jeśli zależy Ci na tym, żeby Twoja wiadomość wyglądała profesjonalnie, przestrzegaj kilku zasad:
Przywitaj się
Jeśli miałeś już przyjemność kogoś poznać lub wymienić korespondencję z tą osobą, możesz zwrócić się do niej personalnie: Panie Janie/ Pani Katarzyno; Dzień dobry, Panie Janie/Pani Katarzyno lub po prostu Dzień dobry, w sytuacji, gdy jesteś z daną osobą na “Ty”, możesz napisać Cześć. Jeśli piszesz do nieznanej osoby lub osób, najbezpieczniejszą formą jest Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo. Nigdy nikogo nie witaj! Witam, Witaj, Witajcie to forma odpowiednia w sytuacji, gdy jesteś gospodarzem oficjalnego przyjęcia lub osobą wyżej usytuowaną niż adresat Twojego komunikatu.
Przedstaw się
Jeśli odbiorca Cię nie zna, napisz o sobie w 1-2 zdaniach. Informacje, które przedstawiasz dobierz do kontekstu wiadomości – mają ona coś wnosić do sprawy, w której piszesz. Jeśli miałeś okazję poznać odbiorcę, wspomnij w jakim kontekście się spotkaliście.
Przedstaw sprawę
Zacznij od zdania – esencji. Możesz sparafrazować to, co napisałeś w linii tytułowej – zwięźle powiedz o co Ci chodzi. Nie licz na to, że osoba, która otrzymuje setki maili dziennie będzie się przekopywać przez długą wiadomość, by ustalić czego od niej chcesz. W kolejnych zdaniach możesz nieco rozwinąć temat, ale – pamiętaj – zwięźle! Więcej osiągniesz trzymając się zasady “less is more” niż pisząc elaborat. Prawdopodobnie Twoja wiadomość nie ma czysto informacyjnego charakteru, tylko kryje się za nią chęć zaangażowania odbiorcy w jakąś aktywność. W czytelny sposób przedstaw propozycję działania, którego oczekujesz od odbiorcy. Najlepiej wyrazić się wprost, na przykład używając zdania typu: Jeśli jest Pan/Pani zainteresowany/a …… uprzejmie proszę o ………
Zakończ
Pamiętaj o formach grzecznościowych. Tu sprawdzą się takie zwroty jak: Dziękuję za poświęcony mi czas, Będę wdzięczny za odpowiedź, Życzę miłego dnia, Pozdrawiam, Z pozdrowieniami.
W sytuacjach bardzo oficjalnych: Z wyrazami szacunku, Z poważaniem.
Podpisz się i pamiętaj, by zostawić swoje dane kontaktowe.
3. Styl – treść spersonalizowana, ale nie poufała
Pisanie profesjonalnej wiadomości to delikatna sztuka. Jeśli coś “chlapniesz” i pójdzie to w świat i ma szansę skutecznie Cię skompromitować.
Unikaj:
- przesadnych emocji, zarówno pozytywnych jak i negatywnych. Okazując zbyt duży entuzjazm, okraszony dodatkowo wykrzyknikami, wypadniesz infantylnie. I w drugą stronę – nie pisz wiadomości, gdy jesteś zdenerwowany. Jest spora szansa, że przelejesz część swojej złości na klawiaturę i wystosujesz nieuprzejmy komunikat. W obu przypadkach najpierw się uspokój, potem zabierz się za pisanie.
- nieformalnych zwrotów – są one zarezerwowane dla mowy potocznej, używamy ich w nieoficjalnej komunikacji z osobami, z którymi mamy towarzyskie relacje.
- skrótów i zdrobnień – podobnie – nie każdy rozumie skróty, a zdrobnienia są na miejscu w rozmowach towarzyskich
- błędów ortograficznych! Oczywiste? Nie dla wszystkich.
- Nie pisz rzeczy w rodzaju: DOSKONALE!, Mam dla Pana świetną propozycję!
- unikaj sformułowań, które mogą wydać się zbyt ostre lub nieuprzejme: Proszę mi przesłać, Oczekuję odpowiedzi.
- daruj sobie też skracanie nazw dni tygodnia, czy form grzecznościowych, jak pozdr.
- uważaj na zdrobnienia wyrazów, niezbyt profesjonalne są wyrażenia typu: troszkę, spotkanko.
4. Bądź człowiekiem i pisz do ludzi
Nie ma sensu używać wyszukanego słownictwa, tworzyć literackich opisów, czy nadużywać specjalistycznej terminologii. Pisz zrozumiałym językiem, treściwie i na temat. Twój odbiorca jest przytłoczony informacjami, nie zmuszaj go do maksymalnej koncentracji, znudzi się i nie doczyta Twojej wiadomości do końca.
Mile widziane jest natomiast przyjacielskie podejście i wyrozumiałość (Zdaję sobie sprawę, że ma Pan/Pani dużo obowiązków, Wiem, że jest Pan/Pani bardzo zajęty/a).
Twój odbiorca poczuje się doceniony, gdy dasz mu do zrozumienia, że wiesz, czym się zajmuje, wymienisz w mailu nazwę firmy, czy stanowisko lub imię i nazwisko osoby, do której piszesz.
5. Proofreading – zanim klikniesz “wyślij” – sprawdź, czy wszystko jest w porządku
Literówki, błędy stylistyczne i logiczne nagminnie wkradają się do komunikatów. I to jest w porządku, pod warunkiem, że zanim klikniesz “wyślij” poprawisz wszystkie niezręczności i błędy. Poświęć na to chwilę, wiadomość to Twoja wizytówka. Jeśli będzie poprawna i czytelna, stanie się wartością dodaną do Twojego wizerunku.
Jako InStream Group zajmujemy się tworzeniem kampanii opartych na email marketingu. Jeśli zależy Ci na wysokiej skuteczności przekazu, zgłoś się do nas – pomożemy. Stworzymy spersonalizowane wiadomości przygotowane specjalnie dla grupy Twoich potencjalnych klientów.
